광고대행사 상담 전에 준비할 자료

사업·상품 설명과 맡기려는 업무

첫 상담 자료는 대행사가 현재 상황과 요청 범위를 이해할 수 있는 정도로 정리합니다. 회사 소개를 길게 늘리기보다 무엇을 판매하는지, 누구에게 판매하는지, 어느 지역이나 판매 경로에서 거래하는지를 설명합니다. 회사 전체 소개에 여러 사업이 포함되어 있다면 이번 광고 대상에 해당하는 내용을 먼저 배치합니다.

상품 설명에는 고객이 구매 전에 알아야 할 조건을 담습니다. 판매 가능 여부, 제공 지역, 주문이나 이용 조건처럼 광고 내용에 영향을 주는 사실을 담당자가 정리합니다. 아직 출시하지 않은 상품은 현재 판매 중인 상품과 따로 기재하고, 판매 일정이 결정되지 않았다면 그 상태를 표시합니다.

맡기려는 업무는 현재 회사가 처리하는 일과 대행사에 요청하려는 일로 나눕니다. 광고 운영만 요청하는지, 소재 제작이나 연결 화면 정비에 관한 상담도 필요한지를 써 두면 됩니다. 업무 범위를 결정하지 못했다면 임의로 확정하지 말고 상담에서 설명을 듣고 싶은 항목으로 남깁니다.

원하는 고객 행동과 보유 기록

광고로 얻고 싶은 고객 행동은 담당자가 실제로 처리할 수 있는 일로 표현합니다. 구매 완료, 예약 신청, 전화 상담처럼 고객이 어디까지 진행하기를 원하는지 정하고, 회사 안에서 그 결과를 누가 기록하는지도 기재합니다. 여러 행동이 필요하다면 우선순위가 결정되었는지 함께 표시합니다.

네이버는 광고가 나타난 횟수와 클릭된 횟수를 각각 노출수와 클릭수로 설명합니다. 또한 목적에 맞게 정한 전환페이지에 도달한 횟수를 총 전환수로 설명합니다. 상담 자료에서는 광고를 클릭한 기록과 회사가 원하는 행동을 완료한 기록의 이름을 따로 기재합니다.

광고 보고서가 있다면 자료가 집계한 기간과 대상 상품을 함께 전달합니다. 주문 내역이나 상담 접수 기록은 광고 보고서와 별도 자료로 정리하고, 광고에서 발생한 결과인지 판단할 근거가 있는지도 표시합니다. 연결 근거가 없는 기록을 광고 성과로 단정해 설명하지 않습니다.

담당자가 자료를 모으는 순서

자료 준비는 사업 설명에서 시작해 고객 접점, 기존 기록, 예산 상태 순서로 진행합니다. 담당자는 회사 안에 이미 있는 문서와 파일을 먼저 모으고, 새 설명이 필요한 항목만 추가합니다. 부서마다 답이 다른 사항은 대표나 내부 결정권자에게 묻고, 답을 받기 전까지 미확정 상태로 유지합니다.

1. 사업·요청 범위를 정리합니다. 광고 대상 상품과 판매 조건을 요약하고, 회사가 처리할 업무와 상담받을 업무를 기재합니다.
2. 고객 접점·기존 자료를 모읍니다. 고객이 이동할 화면과 연락처의 현재 상태를 기록하고, 광고 보고서와 소재 파일의 보유 여부를 정리합니다.
3. 예산 제약·미확정 항목을 표시합니다. 지출 승인 상태와 비용에 포함하려는 업무를 쓰고, 아직 결정하지 않은 사항에는 결정 담당자를 기재합니다.
4. 전달 자료에서 결제 정보를 분리합니다. 상담에 필요한 설명만 남기고, 카드 정보나 결제를 승인하는 자료가 섞였는지 전달 전에 확인합니다.

자료를 모으는 담당자와 상담에 참석하는 담당자가 다르면 전달 내용을 함께 읽습니다. 자료에 없는 설명을 참석자가 임의로 확정하지 않도록, 답할 수 있는 항목과 내부 결정이 필요한 항목을 표시합니다. 상담 자료를 완성하려고 모든 내부 결정을 서둘러 끝낼 필요는 없습니다.

고객 접점과 전달 자료의 최종 상태

네이버는 웹사이트, 전화번호, 플레이스, 네이버 예약, 네이버 톡톡 등을 사업자가 마련한 고객 접점인 비즈채널로 설명합니다. 광고 집행에는 캠페인 유형에 맞는 비즈채널 등록이 필요하다고 안내합니다. 상담 담당자는 회사가 현재 사용하는 접점을 목록으로 만들고, 광고에서 연결하려는 접점을 표시합니다.

웹사이트가 있다면 담당자가 상품 안내부터 신청이나 구매 완료까지 직접 진행해 오류 여부를 기록합니다. 전화 연결을 원한다면 고객에게 공개할 번호와 응대 가능한 시간을 정리합니다. 연결 화면이 준비 중이거나 연락을 받을 담당자가 정해지지 않았다면 현재 상태를 그대로 기재합니다.

기존 광고 자료는 해당 내용을 설명할 수 있는 파일만 전달합니다. 화면을 일부만 저장했다면 제목이나 집계 기간이 잘리지 않았는지 확인하고, 원본 파일을 보유했는지도 표시합니다. 고객 접수 기록은 상담 목적에 필요한 항목만 남긴 요약본으로 준비합니다.

없는 자료와 미확정 항목의 표시

자료가 없다는 상태와 결정을 하지 않았다는 상태는 서로 다르게 기재합니다. 광고를 진행한 적이 없다면 ‘광고 이력 없음’, 진행했지만 보고서를 보유하지 않았다면 ‘보고서 미보유’라고 표시합니다. 예산이나 광고 목적을 아직 결정하지 않았다면 ‘미정’으로 쓰고, 내부에서 누가 결정할지를 추가합니다.

광고 경험이 없는 회사는 성과 보고서 칸을 추정 기록으로 채우지 않습니다. 현재 판매 방식과 고객 응대 절차를 설명할 수 있는 자료부터 준비합니다. 기록을 남기지 않아 알 수 없는 사항은 기억에 의존해 성과처럼 작성하지 않고 ‘기록 없음’으로 표시합니다.

예산 제약은 금액만 전달하는 대신 어떤 비용을 포함하려는지 설명합니다. 광고 집행 비용 외에 제작이나 화면 정비 비용까지 같은 예산에서 처리하려는지 담당자가 기재합니다. 내부 승인이 필요한 지출, 추가 지출이 어려운 조건, 집행 시기를 제한하는 사정이 있다면 별도 메모로 정리합니다.

자료의 상태는 상담 직전에 갱신합니다. 준비 중이던 화면이 완성되거나 상품 판매 조건이 변경되었다면 해당 항목을 수정하고 자료 작성일을 남깁니다. 과거 자료를 참고용으로 전달할 때는 현재 자료와 파일 이름부터 다르게 정리합니다.

상담 자료에 섞지 않을 결제 정보

대한민국 정책브리핑은 계약서가 마련되지 않은 상태에서 광고비 결제를 위한 신용카드 정보를 요구하는 경우 주의를 권고합니다. 비용을 먼저 결제하면 계약 체결로 간주되어 해지 과정에서 위약금 등이 발생할 수 있다는 취지로 안내합니다. 첫 상담 자료에는 사업 설명과 예산 상태를 담되 카드 번호나 결제 인증 정보를 포함하지 않습니다.

대행사가 결제 자료를 요청하면 자료를 보내기 전에 요청 목적과 현재 진행 단계부터 묻습니다. 단순히 예산을 설명하는 일인지 실제 결제를 진행하는 일인지 담당자가 가립니다. 결제 처리가 필요한 단계라면 상담 자료 전달과 별도로 회사의 승인 절차를 거칩니다.

회계 문서나 결제 화면을 상담 자료로 재사용할 때도 필요한 내용만 추립니다. 광고비 지출 이력을 설명하려면 해당 내용을 정리한 별도 문서를 준비합니다. 원본에 결제 수단이나 상담과 관계없는 거래 정보가 포함되어 있다면 원본 전체를 전달하지 않습니다.

보유 소재의 사용 가능 상태

파일을 보유하고 있다는 사실만으로 광고에 사용할 수 있다고 표시하지 않습니다. 담당자는 사진·영상·문구별로 제작 경위와 사용 조건을 정리하고, 조건을 알 수 없는 파일에는 ‘사용 가능 여부 미확정’이라고 기재합니다. 외부에서 받은 이미지나 이전 제작물이 섞여 있다면 출처를 설명할 수 있는 자료를 함께 정리합니다.

현재 판매하지 않는 상품이나 종료된 행사 내용이 들어간 소재는 참고용으로 표시합니다. 대행사가 그대로 사용할 후보 파일과 과거 표현을 설명하는 파일을 따로 묶습니다. 편집할 수 있는 파일을 보유했는지도 기재하되, 없는 원본을 새로 마련한 것처럼 설명하지 않습니다.

이어서 읽을 주제

병원 광고대행은 해당 업종에 맞는 상담 준비와 의뢰 범위를 알아야 할 때 이어 읽을 주제입니다. 병원 광고 매체 선택은 해당 업종에서 매체별 이용 조건과 광고 목적을 연결해 판단해야 할 때 이어 읽을 주제입니다.