문의는 많고 계약이 적을 때 확인할 것

문의 실적과 계약 실적의 차이

보고서의 문의 항목에는 어떤 행동을 세었는지 설명이 필요합니다. 양식 제출을 센 자료인지, 실제 상담이 진행된 자료인지에 따라 계약 실적과 연결해서 읽는 방식이 달라집니다. 대행사에는 문의라는 항목명에 대응하는 행동과 집계 대상을 문장으로 설명해 달라고 요청합니다. 회사가 보관한 접수 기록과 연결할 수 없는 합계만 있다면 이후 단계의 차이를 아직 판단하기 어렵습니다.

구글 애널리틱스 고객센터는 리드 생성용 추천 이벤트를 접수, 자격 충족 여부, 담당자와의 연락, 고객 전환 여부에 따라 따로 설명합니다. 문의를 받은 시점과 고객이 된 시점에 서로 다른 이름을 사용한다는 뜻입니다. 회사는 이 차이를 참고해 실제 업무 기록을 아래처럼 정리할 수 있습니다. 표의 계약 성립은 회사가 정한 계약 완료 조건에 해당하는 기록을 뜻하며, 구글의 고객 전환 정의와 무조건 일치한다고 가정하지 않습니다.

이 표는 플랫폼에 반드시 같은 칸을 만들어야 한다는 규칙이 아니라, 회사와 대행사가 자료를 요청할 때 사용할 업무 정리안입니다. 담당자와 연락했다는 사실만으로 충분한 상담이 끝났다고 처리하지 않도록 연락과 상담의 진행 내용을 함께 기재합니다. 서류를 보냈거나 견적을 전달한 상태도 계약 완료 조건을 충족했는지에 따라 별도로 처리합니다.

자격 미충족과 상담 후 미계약의 차이

구글은 자격 요건을 충족하지 않는 것으로 처리된 리드와 고객으로 전환되지 않은 것으로 처리된 리드에 서로 다른 추천 이벤트를 제시합니다. 자격 미충족은 대상 조건에 대한 판단이고, 상담 후 미계약은 이후 진행 결과에 대한 판단으로 읽을 수 있습니다. 회사는 두 상태를 한꺼번에 문의 실패로 묶지 않고, 어느 업무 단계의 기록인지 표시합니다.

자격은 충족했지만 연락이 이어지지 않은 건도 있을 수 있습니다. 상담을 마쳤으나 결정을 기다리는 건과 계약하지 않겠다는 의사를 받은 건도 상태가 다릅니다. 최종 결과가 기록되지 않은 문의를 모두 미계약으로 처리하면 진행 중인 업무와 종료된 업무가 섞이므로, 담당자는 종료 여부를 먼저 가립니다.

보고 항목에서 실제 기록으로 잇는 순서

자료 요청은 보고서의 문의 항목에서 시작해 실제 업무 기록으로 진행합니다. 대표는 대행사가 설명할 측정 내용과 상담 담당자가 설명할 진행 결과를 나누어 요청합니다. 양쪽에 같은 질문만 보내면 각자 가진 합계를 제출하고 개별 문의의 상태는 빠질 수 있습니다.

1. 대행사에 문의로 세는 행동의 정의를 요청합니다. 보고서 항목명과 실제 행동이 연결되는 설명을 받고, 계약 실적으로 읽을 수 있는 항목인지 가립니다.
2. 상담 담당자에게 접수 건별 현재 단계와 단계 변경일을 요청합니다. 접수 기록에서 자격 판단, 상담 진행, 계약 기록으로 이어지는 연결 정보를 함께 받습니다.
3. 계약에 도달하지 않은 건의 종료 여부와 사유 기록을 요청합니다. 담당자가 알고 있는 내용과 추가로 알아낼 내용을 서로 다른 칸에 기재하도록 합니다.

마케팅 담당자는 자료를 받기 전에 접수 건을 식별할 방법, 상태를 갱신한 날짜, 계약 완료 조건을 준비합니다. 같은 문의를 대행사와 상담 담당자가 서로 다른 이름으로 관리한다면 연결에 필요한 대응 목록도 마련합니다. 어느 자료의 기록인지 출처를 표시하면 담당자가 바뀌어도 답변의 근거를 찾을 수 있습니다.

미계약 상태별 자료 요청 대상

계약으로 이어지지 않은 상태마다 요청할 자료는 달라집니다. 아래 표는 회사가 실제 보유한 기록을 모으기 위한 요청안이며, 미계약 원인을 확정하는 목록은 아닙니다. 자료가 없다는 답변을 받으면 해당 상태를 추정으로 채우지 말고 기록이 없는 범위를 표시합니다.

대행사에는 보고서의 문의 항목이 회사의 어떤 접수 기록과 연결되는지 요청합니다. 상담 담당자에게는 마지막 연락 내용과 상태 변경의 근거를 요청하고, 계약 담당자에게는 완료 또는 종료 처리에 사용한 자료를 요청합니다. 대행사가 상담 기록을 보유하지 않는다면 회사가 해당 자료를 제공하거나 직접 대조해야 합니다.

요청서에는 회신할 항목과 아직 답하지 못한 항목을 표시하는 방법을 함께 기재합니다. 담당자가 빈칸으로 제출하면 해당 없음인지 조사 중인지 알기 어렵기 때문입니다. 자료를 취합하는 사람은 추가 질문을 전달할 담당자와 회신 예정일을 정해 기록합니다.

사유 기록과 원인 추정의 분리

미계약 사유는 상대가 밝힌 내용, 담당자가 관찰한 사실, 담당자의 해석을 따로 기록합니다. 상대가 일정 때문에 진행하지 않겠다고 답했다면 그 답변을 사유로 기재할 수 있습니다. 답변 없이 연락이 끝났다면 일정이나 가격을 원인으로 단정하지 않고, 연락이 이어지지 않았다는 사실과 사유 미확인 상태를 기록합니다.

상담 메모에 가격에 관한 질문이 있다는 이유만으로 가격 때문에 계약하지 않았다고 결론 내리지 않습니다. 질문은 상담 중 관심을 보인 항목일 수 있으며, 최종 결정을 설명하는 답변과는 다릅니다. 담당자는 종료 사유를 뒷받침하는 발언이나 업무 기록이 있는지 대조하고, 해석만 있는 경우에는 추정임을 표시합니다.

여러 사유가 기록된 건은 마지막으로 들은 말만 남기지 않습니다. 계약 검토 중에 제기된 조건과 최종 종료를 알린 내용을 날짜에 따라 정리합니다. 이때 광고 변경을 논의하기 위한 사유와 상담 절차를 고치기 위한 사유를 성급히 같은 항목으로 묶지 않습니다. 어느 업무에 반영할지 결정하려면 해당 사유가 발생한 단계와 담당자의 처리 내용을 함께 읽어야 합니다.

미확인 건의 후속 업무 기록

사유가 밝혀지지 않은 건에는 다음에 알아낼 내용과 담당자를 기록합니다. 연락 기록이 없으면 실제 연락 여부를, 상담 종료 표시만 있으면 종료를 판단한 근거를 요청합니다. 모든 건에 같은 질문을 보내기보다 빠진 기록에 맞는 질문을 작성합니다.

추가 답변을 받았을 때는 기존 기록을 지우지 말고 새롭게 알게 된 내용과 갱신일을 추가합니다. 처음에는 결과 미정이었던 건이 나중에 종료될 수 있으므로, 당시 상태와 현재 상태를 함께 남깁니다. 끝내 사유를 얻지 못한 건은 미확인으로 유지하고, 보고하는 사람이 임의의 원인을 선택하지 않습니다.

미확인 건이 있다고 해서 이미 근거를 확보한 건까지 해석을 미룰 필요는 없습니다. 담당자는 자료가 있는 범위에서 단계별 진행 상태를 설명하고, 답변을 기다리는 항목은 별도 목록으로 전달합니다. 대표는 그 목록을 통해 추가 자료 요청이 필요한 업무를 지정합니다.

의사결정 권한과 상담 참여자의 차이

상담에 참여한 사람과 계약을 결정하는 사람이 다르면, 긍정적인 상담 반응만으로 계약이 임박했다고 판단하지 않습니다. 상담 담당자는 상대가 결정 권한을 설명했는지, 별도 승인 절차를 언급했는지 기록합니다. 언급이 없다면 권한이 없다고 추정하지 말고 의사결정 절차 미확인으로 표시합니다.

견적이나 제안 내용을 내부에 전달하겠다는 답변도 계약 동의와 따로 처리합니다. 회사 담당자는 전달 이후 필요한 자료가 무엇인지 묻고, 다음 연락의 목적을 기록합니다. 내부 승인 대기와 조건 협의 중인 상태를 서로 다른 업무로 관리하면 종료 판단을 서두르는 일을 줄일 수 있습니다.

이어서 읽을 주제

AI검색 기술 점검은 문의 이후의 상담 기록과 별도로, 검색에서 회사 정보가 발견되는 데 영향을 주는 기술적 문제를 확인하려는 담당자가 이어 읽을 주제입니다. 계약 단계의 자료만으로 설명할 수 없는 검색 접근 문제를 별도 업무로 다룰 때 참고합니다.