대행 계약에 지정할 설치 담당
오프라인 광고물 설치는 대행 의뢰만으로 담당자가 정해졌다고 판단하지 말고, 계약에서 실제 설치 수행자와 현장 연락 담당자를 지정합니다. 서류 준비와 장소 사용 승낙 확인은 설치 작업과 구분해 담당을 정합니다. 광고주는 대행사가 맡겠다고 한 업무에 현장 설치까지 포함되는지 먼저 묻고, 답변을 계약의 업무 범위에 반영합니다.
계약 상대가 대행사라는 사실과 그 대행사가 직접 설치한다는 사실은 같지 않습니다. 대행사가 전체 업무를 조율하면서 별도의 업체에 작업을 맡길 수도 있으므로, 광고주는 누가 현장에 와서 어떤 작업을 수행하는지 요청해야 합니다. 계약서에 대행사 이름만 있고 실제 수행자가 없다면, 설치 업무의 담당이 확정됐는지 추가로 질문합니다.
| 맡길 업무 | 계약에서 지정할 담당 | 담당 확인 자료 |
|---|---|---|
| 현장 설치 작업 | 실제 작업을 수행할 업체와 책임자 | 설치 업무 범위와 수행자 명단 |
| 현장 연락과 요청 전달 | 작업 중 연락을 받을 담당자 | 연락처와 요청 전달 경로 |
| 도안·설명서·설계도서 준비 | 자료를 작성하고 취합할 담당자 | 자료별 준비 업무 목록 |
| 장소 사용 승낙 자료 확보 | 소유자나 관리자에게 요청할 담당자 | 요청 상대와 확보할 서류 목록 |
담당 업무가 겹치더라도 같은 사람이 모두 맡는다는 추측으로 빈칸을 남기지 않습니다. 대행사가 여러 업무를 맡는다면 각 항목에 같은 담당자를 기재하고, 협력 업체가 참여한다면 해당 업체가 맡는 작업을 명시합니다. 광고주 내부에서도 자료 전달과 계약 승인을 누가 처리할지 정해 대행사에 알립니다.
설치 작업과 서류 준비의 경계
정부의 옥외광고물 표시허가·신고 안내는 신청 자료로 주변 원색사진, 원색도안, 광고물의 형태와 재료 등을 설명하는 자료와 설계도서를 안내합니다. 다른 사람이 소유하거나 관리하는 장소에 표시하려는 경우에는 사용 승낙을 증명하는 서류도 안내합니다. 광고주는 이러한 자료를 누가 준비할지 설치 작업과 별도 항목으로 정합니다.
정부 안내에서 심의 관련 서류와 구조안전 확인 서류는 해당 조건에 따라 요구됩니다. 일부 첨부서류를 제외할 수 있는 경우도 안내하므로, 모든 광고물에 같은 자료 목록을 적용하지 않습니다. 서류 준비 담당자는 해당 광고물에 필요한 자료를 관할 접수·처리기관에 묻고, 광고주에게 준비 항목을 전달하도록 정합니다.
신청할 수 있는 사람에 관한 안내만으로 실제 설치 작업을 맡을 주체까지 결정할 수는 없습니다. 표시허가·신고를 처리할 담당과 현장에서 광고물을 설치할 담당은 서로 다른 업무를 맡습니다. 광고주는 특정 주체가 반드시 설치해야 한다고 단정하기보다, 대행사가 제시한 수행자와 맡길 작업을 계약에 명확하게 기재합니다.
견적서에 제작이나 납품만 기재되어 있다면 이를 설치 포함으로 해석하지 않습니다. 대행사에 현장 반입 이후 맡는 작업의 시작과 끝을 설명해 달라고 요청합니다. 설명과 계약 문구가 다르면 서명 전에 업무 범위를 고치고, 제외하는 작업도 함께 기재합니다.
설치 대상부터 계약 기재까지의 순서
광고주가 먼저 준비할 자료는 설치할 광고물 목록과 대행사에 맡길 작업 내용입니다. 기존 도안이나 제작 자료가 있다면 현재 사용할 자료인지 표시하고, 설치 대상의 이름을 문서마다 동일하게 기재합니다. 담당자가 여러 광고물을 한꺼번에 설명할 때도 작업 범위는 광고물별로 작성합니다.
- 설치 대상과 작업 범위를 정리합니다. 광고물 이름, 설치 예정 장소, 맡길 작업과 제외할 작업을 목록으로 작성해 대행사에 전달합니다.
- 실제 설치 수행자와 서류 준비 담당을 요청합니다. 대행사는 직접 수행할 업무와 다른 업체에 맡길 업무를 나누고, 자료를 작성할 사람과 외부에서 받을 사람을 제시하도록 합니다.
- 계약에 담당자와 연락 경로를 명시합니다. 광고주는 업무 목록과 대행사의 답변을 대조해 빠진 담당을 채우고, 작업 요청과 승인 내용을 전달할 경로를 기재합니다.
이 순서에서 담당을 정할 수 없는 항목은 미정이라고 표시하고, 대행사가 답변을 받을 상대를 지정하도록 요청합니다. 단순히 추후 협의라고 기재하면 누구에게 답변을 받아야 하는지 알기 어렵습니다. 광고주는 미정 항목을 맡은 사람이 답변을 전달한 뒤 계약 내용에 반영하는 방식으로 진행합니다.
설치 전 질문과 준비 자료
대행사에 질문할 때는 설치 가능 여부를 포괄적으로 묻기보다, 담당이 비어 있는 업무를 특정합니다. 광고주가 보유한 자료와 대행사가 새로 준비할 자료도 함께 전달합니다. 아래 질문에 대한 답변은 통화 내용만으로 남기지 말고 업무 목록에 기재해 양측이 공유합니다.
| 설치 전 확인 항목 | 대행사에 물을 질문 | 미확정 시 확인할 주체 |
|---|---|---|
| 실제 설치 수행자 | 어느 업체의 누가 현장 작업을 맡습니까? | 대행사의 계약 담당자 |
| 도안과 설계 자료 | 자료별 작성과 취합은 누가 맡습니까? | 대행사의 자료 준비 담당자 |
| 장소 사용 승낙 자료 | 누가 소유자나 관리자에게 서류를 요청합니까? | 승낙 자료 확보 담당자와 장소 관계자 |
| 조건에 따른 추가 서류 | 필요한 서류 항목은 누가 기관에 묻습니까? | 지정된 서류 담당자와 관할 접수·처리기관 |
| 현장 요청 전달 | 작업 중 요청을 누구에게 어떤 경로로 전달합니까? | 대행사의 현장 연락 담당자 |
자료 준비 담당에게는 파일을 보유했는지만 묻지 말고, 해당 자료를 사용할 수 있는 상태로 전달할 사람도 요청합니다. 광고주가 도안을 전달하고 대행사가 설명서를 작성한다면 두 업무의 제출물을 따로 기재합니다. 외부 관계자가 보내야 할 서류는 요청 담당과 수령 담당을 함께 정해 전달 누락을 줄입니다.
계약에 사용하는 담당자 명단에는 업체명, 이름이나 담당 직책, 연락처를 기재합니다. 개인 이름이 아직 정해지지 않았다면 책임질 부서나 직책을 명시하고, 실무 연락처를 전달할 담당자를 정합니다. 광고주가 연락할 수 없는 내부 명단만 받았다면 실제 연락 가능한 창구를 다시 요청합니다.
자료 전달을 업무 완료로 오인하는 경우
설치 준비에서 자주 틀리는 판단은 자료를 전달했다는 말만으로 다음 담당의 업무까지 끝났다고 처리하는 것입니다. 도안을 보냈다는 답변은 수신자가 그 자료로 어떤 작업을 할지 설명하지 않습니다. 광고주는 전달한 자료명과 이를 받아 처리할 업무를 함께 기록하도록 요청합니다.
서류 담당자가 설계 자료를 요청했는데 제작 담당자가 완성 도안만 전달했다면, 전달 사실만으로 해당 요청을 완료 처리하지 않습니다. 수신 담당자에게 요청한 자료가 충족됐는지 답변을 받고, 부족한 항목을 자료 준비 담당에게 전달합니다. 자료의 전문적인 내용에 대한 판단이 필요하면 이를 처리할 담당을 추가로 지정합니다.
장소 사용 승낙 자료도 확보와 전달을 별개의 상태로 기록합니다. 요청 담당이 서류를 받았더라도 신청 자료를 취합하는 담당에게 전달하지 않았다면 인계는 끝나지 않습니다. 업무 목록에는 요청 중, 수령 완료, 인계 완료처럼 현재 상태를 기재하고, 다음 행동을 맡을 사람을 명시합니다.
자주 묻는 질문
여러 지점의 설치를 같은 계약으로 맡겨도 됩니까?
여러 지점의 업무를 같은 계약으로 묶는 방식은 대행사와 협의할 수 있습니다. 이때 지점별 업무표를 부속 자료로 작성하고, 공통으로 맡는 업무와 각 지점에서 처리할 업무를 표시합니다. 지점 직원이 전달해야 할 자료가 있다면 본사 담당자가 취합할지 각 지점이 직접 전달할지도 정합니다.
계약서의 담당자 연락처를 직원 모두에게 공유해야 합니까?
모든 직원에게 전체 연락처를 공유할 필요가 있는지는 업무에 따라 정합니다. 현장 응대나 자료 전달을 맡는 직원에게 필요한 연락 경로를 전달하고, 업무와 관계없는 개인 연락처는 공유 범위를 제한합니다. 연락처가 변경되면 기존 목록을 사용하는 직원에게도 변경 내용을 알립니다.
첨부한 업무 목록과 계약 본문이 다르면 어떻게 처리합니까?
서명 전이라면 서로 다른 항목을 찾아 어느 내용을 적용할지 합의하고 문서를 고칩니다. 서명 후에 차이를 발견했다면 광고주와 대행사가 합의한 내용을 별도 변경 문서로 남기는 방식을 협의합니다. 어느 문서가 항상 우선한다고 임의로 판단하지 말고, 계약의 문서 적용 조항도 함께 대조합니다.
담당자 지정 요청에 대행사가 답하지 않으면 어떻게 합니까?
답변이 없는 업무를 표시한 목록을 보내고, 대행사의 계약 책임자에게 지정 가능한 범위를 요청합니다. 수행자를 아직 선정하지 못한 것인지 해당 업무를 맡지 않는 것인지 답변을 구체화해야 합니다. 답변을 받기 전에는 광고주가 그 업무를 맡기는 것으로 합의했다고 처리하지 않습니다.
다른 회사가 만든 계약 양식을 그대로 사용해도 됩니까?
다른 계약 양식은 필요한 항목을 찾는 참고 자료로 사용할 수 있습니다. 현재 의뢰에 없는 업무나 관계없는 업체 정보가 포함됐는지 대조하고, 실제 합의한 내용으로 수정합니다. 담당 지정 조항의 의미를 양측이 다르게 이해한다면 설명 문구를 추가하고 필요한 계약 검토를 별도로 요청합니다.