오프라인 광고 제작과 집행을 나눠 맡길지 정하는 기준

분리 발주의 판단 기준

광고주는 제작과 집행 사이에 필요한 연결 업무부터 기재합니다. 제작 계약에는 최종 결과물의 범위가 있어도 집행 담당이 요구하는 서류를 누가 만드는지는 빠질 수 있습니다. 집행 계약에도 설치 업무는 포함되어 있지만 제작물의 수정 요청을 누가 받아 처리하는지는 정해지지 않을 수 있습니다. 양쪽 계약을 각각 승인하기 전에 서로 이어지는 업무의 담당자를 지정합니다.

업무 이름이 같아도 완료 조건은 다를 수 있습니다. 제작 담당의 납품 완료가 파일 전달을 뜻하는지, 집행 담당의 수령 승인을 포함하는지 양쪽에 설명을 요청합니다. 광고주는 각 담당자가 자기 업무를 끝냈다고 주장하는 시점과 다음 담당자가 일을 시작할 수 있는 시점을 따로 기재합니다.

제작과 집행 사이의 인계 항목

아래 표는 양쪽 담당자에게 요청할 인계 합의의 틀입니다. 광고주 승인 담당은 직함만 기재하지 않고 실제로 회신할 사람을 지정합니다. 한 사람이 여러 항목을 맡더라도 자료 수령과 최종 승인의 권한은 명확히 정합니다.

표의 담당 명칭은 계약에서 사용하는 이름으로 통일합니다. 같은 회사 안에서도 영업 담당자와 실제 작업 담당자가 다르면 회신 창구와 처리 담당자를 함께 기재합니다. 담당자가 정해지지 않은 항목은 빈칸으로 남겨 계약 이후에 해결하지 말고 발주 전 협의 대상으로 표시합니다.

공식 제출 자료와 계약 합의의 차이

정부의 옥외광고물 등의 표시허가(신고) 안내에는 주변 원색사진과 광고물의 원색도안, 모양·규격·재료·구조·디자인을 설명하는 자료와 설계도서가 안내되어 있습니다. 다른 사람이 소유하거나 관리하는 장소에 표시하는 경우의 사용 승낙 증명서류도 포함됩니다. 심의 관련 서류와 구조안전 확인 서류에는 해당 조건이 있으며, 일부 첨부서류는 조례에 따라 제외될 수 있습니다.

이 제출 목록은 제작 결과물 외에도 인계할 자료가 있는지 찾는 근거로 사용합니다. 목록에 있는 서류를 제작 담당이 모두 작성해야 한다는 뜻은 아닙니다. 광고주는 필요한 자료를 준비하는 사람과 외부에서 받아 전달하는 사람을 정하고, 실제 제출 범위에 관한 질문은 접수·처리기관에 요청합니다. 분리 발주 여부와 업체 사이의 책임 배분은 이 안내와 별도로 계약에서 합의할 사항입니다.

발주 전 협의 순서와 준비 자료

담당자는 양쪽 업무 범위를 먼저 받은 뒤 인계 자료와 승인 담당을 합의합니다. 그다음 누락과 수정의 처리 책임을 정하고 분리 여부를 결정합니다. 업체를 각각 선정한 뒤 연결 업무를 추가하면 처음 받은 견적과 계약 범위에 포함되지 않은 작업이 생길 수 있습니다.

1. 제작 담당과 집행 담당에게 업무 범위서를 요청합니다. 포함 업무, 제외 업무, 외부 협조가 필요한 업무를 기재하도록 하고 두 문서 사이의 미배정 업무를 찾습니다.
2. 광고주는 승인한 도안, 제작물 정보, 확보한 장소 관련 자료와 아직 받지 못한 서류 목록을 준비합니다. 집행 담당은 수령해야 할 자료와 사용할 수 있는 상태의 조건을 제시합니다.
3. 양쪽 담당자는 누락 자료의 확보, 제작물 수정, 수정 후 재전달을 누가 처리할지 합의합니다. 광고주는 추가 작업의 승인 절차와 진행을 보류할 조건을 정합니다.
4. 광고주는 합의 내용을 양쪽 계약에 반영한 뒤 분리 발주를 결정합니다. 한쪽의 제안서에만 있는 약속은 상대 담당자에게도 전달하고 수락 여부를 받습니다.

준비 자료는 이미 확보한 것과 앞으로 받아야 할 것을 나눠 정리합니다. 파일이 있다는 표시만 하지 말고 자료명, 작성 주체, 사용 목적, 전달 상태를 기재합니다. 제작 담당에게 없는 장소 관련 서류를 요청할 때는 누가 원자료를 확보할지도 함께 지정합니다.

합의 수준에 따른 발주 선택

분리 여부는 업체 수보다 미합의 업무의 처리 가능성으로 결정합니다. 아래 항목에 답할 수 있어도 광고주가 승인 요청을 받을 창구가 없으면 담당자를 먼저 지정해야 합니다. 일괄 의뢰를 선택할 때에도 계약 상대가 연결 업무를 맡는지 문서로 요청합니다.

광고주가 모든 기술적 내용을 직접 판단할 필요는 없습니다. 집행 담당에게 수령한 자료를 사용할 수 있는지 답하도록 하고, 광고주는 미해결 항목과 추가 작업의 승인 여부를 결정합니다. 담당자는 승인 요청에 필요한 첨부자료를 정리하고, 대표에게 판단이 필요한 내용만 묶어 전달합니다.

계약에는 인계가 완료되지 않았을 때 다음 작업을 진행할지 보류할지도 기재합니다. 먼저 제작을 진행해야 한다면 합의가 끝난 범위와 아직 확정하지 않은 범위를 따로 표시합니다. 미확정 부분까지 전체 승인으로 처리하지 않도록 승인 문서에 대상 자료를 명시합니다.

수령 회신과 사용 승인의 혼동

자료를 받았다는 회신은 그 자료로 집행할 수 있다는 승인과 다릅니다. 집행 담당이 파일을 수령한 뒤 열람만 했는지, 합의한 조건에 따라 사용 가능 여부까지 판단했는지 회신 문구로 가립니다. 광고주는 인계 기록에 수령 상태와 사용 승인 상태를 별도 항목으로 기재합니다.

집행 담당이 수정 요청을 하면 요청 내용만 제작 담당에게 전달하고 종료하지 않습니다. 수정 요청자, 처리 담당, 변경 대상, 재승인할 사람을 함께 기록합니다. 제작 담당이 수정본을 보내면 집행 담당은 요청 사항의 반영 여부를 회신하고, 광고주는 추가 작업에 대한 자신의 승인 범위가 지켜졌는지 판단합니다.

조건부 수령도 최종 승인으로 처리하지 않습니다. 자료 일부가 빠졌지만 나머지 작업을 진행할 수 있다는 답변이라면 진행 가능한 작업과 보류할 작업을 각각 기재하도록 요청합니다. 누락 자료가 도착하기 전에 제작이나 설치를 진행하는 데 동의할지는 광고주가 별도로 결정합니다.

책임 공백을 찾는 인계 기록

인계 기록에는 미완료 사유와 다음 행동을 남겨야 합니다. 완료 표시만 있는 목록으로는 자료가 부족한지, 승인이 늦어진 것인지, 담당자가 배정되지 않은 것인지 가리기 어렵습니다. 각 항목에 현재 상태, 남은 작업, 다음 회신 담당자를 기재합니다.

수정이 발생했다는 이유만으로 제작 담당의 잘못이라고 판단하지 않습니다. 처음 합의한 자료가 누락되었는지, 광고주가 승인 후 내용을 변경했는지, 집행 담당이 새 조건을 요청했는지 기록으로 대조합니다. 처리 담당과 추가 작업의 부담 주체는 별개로 정할 수 있으므로, 먼저 작업할 사람을 정한 사실을 비용 부담 합의로 해석하지 않습니다.

인계 완료 회신에는 승인된 자료명과 남은 항목을 함께 기재합니다. 모든 자료가 도착했어도 승인 대기 항목이 있다면 전체 완료로 표시하지 않습니다. 광고주 담당자는 해결되지 않은 내용을 다음 작업 담당자에게 전달하고 회신을 받은 뒤 기록을 갱신합니다.

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