계약 조건 변경을 남기는 문서

조건 변경을 남길 합의 문서

문서 제목은 변경 합의서 또는 부속 합의서처럼 정할 수 있지만, 이름만으로 내용을 판단하지 않습니다. 기존 계약과의 관계, 변경 전후 조건, 적용일, 양측의 의사를 읽을 수 있도록 작성합니다. 광고 담당자는 특정 문서명이나 서명 방식만으로 법적 효력을 단정하지 않고, 양측이 변경 내용을 서로 대조할 수 있도록 문서를 구성합니다.

광고주는 기존 계약서에서 변경 대상 문구를 먼저 찾습니다. 대행사가 보낸 새 견적에 다른 조건이 있어도, 견적을 받았다는 사실과 그 조건에 동의했다는 사실을 같은 뜻으로 처리하지 않습니다. 무엇을 변경하기로 했는지 양측이 문서로 정리한 뒤 견적과 실행 자료를 연결합니다.

변경 합의서의 필수 기재 내용

변경 합의서는 기존 계약을 찾아 읽을 수 있을 만큼 계약 대상을 구체적으로 표시합니다. 계약 제목과 체결일, 계약 당사자를 기재하고 변경할 조항이나 업무 항목을 특정합니다. 조항 번호가 없으면 해당 항목의 제목과 기존 문구를 함께 기재해 서로 다른 내용을 변경 대상으로 이해하지 않게 합니다.

기존 계약에서 그대로 유지할 내용을 새 문서에 전부 옮길 필요는 없습니다. 변경하지 않는 조건은 기존 계약을 따른다는 취지를 기재하고, 새 문구와 기존 문구가 충돌하는 부분은 별도로 정리합니다. 단순히 ‘새 견적에 따름’이라고 쓰기보다 견적의 어느 항목을 합의에 포함하는지 특정합니다.

적용일은 문서를 작성한 날과 같을 수도 있고 다를 수도 있습니다. 담당자는 작성일만 기재한 채 적용일을 생략하지 않도록 두 날짜의 역할을 나눕니다. 적용 대상 업무가 여러 개라면 같은 날부터 새 조건을 적용하는지, 업무별로 시작일이 다른지도 문서에서 읽을 수 있게 합니다.

자료 준비와 합의 문서 작성 순서

광고 담당자는 기존 계약서와 변경 요청 내용, 관련 견적을 준비합니다. 요청 내용에는 변경을 원하는 항목을 표시하고, 아직 상대방이 수락하지 않은 내용은 협의 중이라고 기재합니다. 청구 담당자는 해당 변경과 관련된 비용 항목과 청구 대상 기간을 전달합니다.

1. 기존 계약의 변경 대상 항목을 찾아 현재 문구와 연결 자료를 추립니다.
2. 변경 전후 조건과 적용일, 적용 대상 업무를 작성하고 양측이 합의한 내용을 문서에 남깁니다.
3. 변경 견적서·수수료 안내·청구 자료·실행 자료를 해당 합의 항목에 연결합니다.

문서 초안을 작성한 담당자는 상대방에게 조건별 답변을 요청합니다. 일부 항목만 합의됐다면 미합의 항목까지 포함해 전체 변경이 확정된 것처럼 표시하지 않습니다. 최종 문서에는 양측이 수락한 조건을 기재하고, 남은 요청은 확정 내용과 별도로 표시합니다.

문서별 역할과 합의 항목 연결

보조 자료에는 무엇을 뒷받침하는 자료인지 설명을 기재합니다. 견적은 비용 제시 내용, 청구 자료는 실제 청구 내역, 계정 이력은 운영 변경 내용을 읽는 데 사용합니다. 자료의 제목이 같더라도 합의 문서에 연결할 수 있는 항목이 없으면 담당자는 연결 이유를 다시 정리합니다.

첨부 자료 전체를 합의 내용으로 사용할지, 일부 항목만 사용할지도 정해야 합니다. 견적에 적힌 설명이나 제외 조건까지 수락하는지 불명확하면 양측이 포함 범위를 문장으로 명시합니다. 합의서 본문과 첨부 자료의 표현이 다를 때에는 상대방에게 차이를 전달하고 같은 내용으로 고친 뒤 확정합니다.

담당자는 각 자료의 발행일과 대상 업무를 기재해 연결할 문서를 특정합니다. 청구 기간이 적용일을 포함하면 기존 조건과 새 조건을 각각 어느 업무에 적용했는지 대행사에 설명을 요청합니다. 아직 발행되지 않은 청구 자료는 합의 당시의 증빙인 것처럼 표시하지 않고, 이후 청구 내역을 대조할 자료로 명시합니다.

수수료 안내와 청구 내역의 차이

수수료 안내를 받았다는 사실만으로 변경된 비용 조건에 합의했다고 처리하지 않습니다. 구글은 서드 파티 파트너가 광고비와 별도로 관리 수수료를 청구하면 고객에게 알리고, 신규 고객에게는 최초 판매 전에 서면으로 안내하며 청구서에도 수수료를 표시하도록 요구합니다. 광고주는 이 안내 내용을 변경 합의서의 비용 항목과 연결해 설명받은 조건과 수락한 조건을 구분합니다.

구글은 고객에게 구글 광고 비용을 전달할 때 파트너 수수료를 제외한 구글 청구 금액을 보고하도록 요구합니다. 구글 광고비와 대행 관리 수수료를 합쳐 총액만 기재한 자료로는 어떤 비용 조건이 변경됐는지 가리기 어렵습니다. 담당자는 합의 대상 비용을 특정하고 청구 자료에도 그 항목을 식별할 수 있게 작성해 달라고 요청합니다.

청구 내역이 합의 문서와 다르면 청구서를 새 합의의 근거로 곧바로 사용하지 않습니다. 변경된 항목과 청구 대상 기간의 차이를 전달하고, 단순 기재 오류인지 추가 협의가 필요한 내용인지 대행사에 답변을 요청합니다. 설명을 받은 뒤 문서 오류를 고칠지 별도 합의가 필요한지 결정합니다.

계정 이력으로 판단할 수 있는 범위

광고 계정 이력은 합의 후 실제 운영이 어떻게 변경됐는지 대조하는 자료로 사용합니다. 네이버는 변경 이력 관리에서 선택한 조건에 해당하는 이력을 조회하고 내려받을 수 있도록 제공합니다. 조회 결과에는 변경일자와 변경 유형, 변경자, 캠페인, 광고그룹, 변경 내용 등의 항목이 포함됩니다.

네이버 계정에서 변경된 내용이 기록됐더라도 그 기록만으로 양측이 계약 조건에 동의했다고 단정하지 않습니다. 담당자는 앞에서 정한 기준에 따라 해당 이력을 실행 대상 항목과 연결합니다. 계약 조건 중 계정에 직접 기록되지 않는 업무나 비용 약정은 별도 자료로 이행 내용을 대조합니다.

합의한 적용일과 계정 변경 시점이 다르면 즉시 계약 위반으로 판정하지 않습니다. 운영 담당자에게 실제 실행일과 차이가 발생한 이유를 요청하고, 계약상 적용일을 변경하기로 합의했는지 따로 가립니다. 운영이 늦어졌다는 설명과 계약 조건을 다시 변경한다는 의사는 서로 다른 내용으로 기록합니다.

종료일이 있는 임시 변경

일시적으로 적용할 조건은 시작일뿐 아니라 종료일과 종료 후 적용할 조건까지 기재합니다. ‘해당 업무가 끝날 때까지’처럼 쓰려면 무엇을 완료로 인정하는지도 양측이 정합니다. 완료를 알리는 주체와 근거 자료가 없으면 임시 조건의 종료 시점을 서로 다르게 이해할 수 있습니다.

임시 변경이 끝난 뒤 기존 조건으로 복귀할지, 다시 협의할지 문서에 명시합니다. 종료 후 처리 내용이 빠져 있다면 담당자가 임의로 이전 조건을 적용하지 말고 상대방에게 문서 보완을 요청합니다. 종료일을 연장하려는 요청도 단순한 일정 전달로 처리하지 않고, 임시 조건이 언제까지 이어지는지 합의 내용으로 남깁니다.

이어서 읽을 주제

GEO 대행 비용은 견적에 포함된 업무와 별도 비용 항목을 이해한 뒤 변경할 조건을 특정하려는 담당자가 이어 읽을 주제입니다. 병원 마케팅 대행 비용은 해당 업종의 비용 구성과 계약 검토 항목을 별도로 이해해야 하는 독자가 이어 읽을 주제입니다.