광고대행 계약서 외에 남길 기록

계약서 밖에 남길 기록과 용도

기록을 선택할 때는 파일의 양보다 답할 수 있는 물음을 기준으로 삼습니다. 누가 무엇을 설명했는지, 어떤 항목으로 청구했는지, 어느 계정에서 무엇을 변경했는지에 답하는 자료를 우선합니다. 같은 이름의 파일이라도 대화 내용인지, 청구 내역인지, 실제 운영 결과인지에 따라 쓰임이 달라집니다.

하나의 자료가 모든 물음에 답한다고 전제하지 않습니다. 청구 자료는 비용을 요구한 사실을 담지만 개별 광고 작업의 실행까지 설명하지는 못합니다. 변경 이력 역시 계정에서 발생한 일을 담는 자료이므로 대행사가 그 작업을 제안한 이유는 별도 설명에서 찾아야 합니다.

통화와 메시지에 남은 설명

공정거래위원회는 광고대행계약 관련 분쟁에 대비해 전화 통화와 메시지 송수신 내용, 계약서 등을 보관하도록 안내합니다. 광고주는 결론만 발췌하기보다 그 답변을 이끌어 낸 질문과 앞뒤 대화를 함께 남기는 편이 좋습니다. 조건을 붙인 답변에서 결론만 저장하면 조건 없는 약속으로 잘못 읽을 수 있습니다.

통화 후에는 담당자가 통화 일시, 상대방, 질문과 답변을 메모하고 불명확한 설명은 메시지로 다시 묻습니다. 직접 작성한 메모와 상대가 보낸 답변은 출처가 다르므로 각각 표시합니다. 이후 답변이 달라지면 이전 내용을 지우지 않고 새 답변이 어느 설명을 정정하는지 기재합니다.

수수료 안내와 청구 자료의 연결

구글의 서드 파티 파트너 정책은 별도 관리 수수료를 청구할 때 신규 고객에게 첫 판매 전에 서면으로 알리고 인보이스에도 표시하도록 요구합니다. 또 고객에게 공유하는 구글 광고 비용은 대행 수수료를 제외한 구글의 실제 청구 금액으로 보고하도록 정합니다. 구글 광고를 맡긴 광고주는 수수료 안내 문서와 청구 자료를 함께 보관해 각 금액이 어떤 항목인지 읽을 수 있게 합니다.

여러 매체의 비용이 한 문서에 포함되면 매체별 광고비와 대행 서비스 비용의 범위를 표시해 달라고 요청합니다. 특정 매체의 정책을 다른 매체에도 그대로 적용되는 의무로 단정하지 않습니다. 설명이 없는 항목은 담당자가 추정해서 이름을 정하지 말고 대행사의 서면 답변을 받아 연결합니다.

설명에서 운영 자료로 이어지는 순서

광고주 담당자는 주고받은 설명부터 모은 뒤 비용 안내와 보고 자료, 계정 변경 이력 순으로 자료를 정리합니다. 시작할 때 회사가 사용한 광고 계정 목록과 대행사와 연락한 채널, 자료를 받을 담당자를 준비합니다. 자료를 모으는 순서와 실제 광고 작업이 진행된 순서는 다를 수 있으므로 파일의 저장 순서로 사건의 순서를 판단하지 않습니다.

1. 통화와 메시지에서 비용 설명이나 작업 요청에 관한 대화를 추리고 첨부파일까지 저장합니다. 답변이 없는 질문은 미답변 항목으로 표시합니다.
2. 수수료 안내, 청구 자료, 비용·실적 보고서를 받아 대상 매체와 계정을 기재합니다. 보고서에는 집계 시작일과 종료일, 포함한 광고의 범위를 표시하도록 요청합니다.
3. 관련 작업이 발생한 기간의 계정 변경 이력을 조회합니다. 선택한 변경 유형과 캠페인, 광고그룹 등 조회 조건을 다운로드 파일과 함께 남깁니다.
4. 요청별로 자료 목록을 만들고 설명, 청구, 보고, 변경 이력의 보관 위치를 연결합니다. 빠진 자료는 자료명과 필요한 범위를 적어 대행사에 요청합니다.

구글은 광고 서비스 약관에서 월별 보고를 요구하는 경우 계정 수준의 비용, 클릭수, 노출수 데이터를 보고서에 포함하도록 정합니다. 보고서는 쉽게 접근할 수 있는 방식으로 공유하거나 광고주가 계정에 로그인해 직접 데이터에 접근하도록 허용할 수 있다고 설명합니다. 계정에서 직접 열람하는 방식이라면 담당자는 나중에도 같은 대상과 기간을 식별할 수 있도록 자료 목록에 열람 범위를 남깁니다.

담당자가 준비할 기록 묶음

기록 묶음은 관련 요청을 중심으로 만들고 파일마다 식별 정보를 표시합니다. 서로 다른 계정의 자료가 같은 요청에 포함되면 계정별로 목록을 나눕니다. 아래 정보는 광고주가 자료를 찾기 쉽게 정리하는 실무 방식이며 모든 매체가 제공하는 공통 양식을 뜻하지는 않습니다.

자료 목록에는 받은 날짜와 파일명을 기록하고 아직 받지 못한 항목도 남깁니다. 파일명만으로 내용이 드러나지 않으면 목록에 자료의 용도를 짧게 추가합니다. 정정본을 받았을 때는 최초 수신본을 유지하면서 정정 사유와 대체한 범위를 표시합니다.

네이버는 변경 이력 관리에서 현재 조회 조건에 해당하는 결과를 엑셀 파일로 내려받을 수 있다고 설명합니다. 광고주 담당자는 네이버 광고주센터의 검색관리, 도구, 변경 이력 관리에서 필요한 조건을 선택합니다. 내려받은 뒤에는 회사에서 사용한 계정 식별 정보와 조회한 날짜도 자료 목록에 기재합니다.

조회 결과가 없는 경우의 판단

변경 이력에 항목이 없다는 사실만으로 작업이 없었다고 판단하지 않습니다. 네이버의 변경 이력 관리는 조회기간과 변경 유형, 캠페인 및 광고그룹 선택에 따라 해당 결과를 표시합니다. 담당자는 결과가 비어 있으면 먼저 검색한 대상과 기간이 요청 내용에 해당하는지 대조합니다.

네이버는 캠페인이나 광고그룹을 선택하면 그 아래 소재와 키워드 등의 변경 항목도 조회된다고 설명합니다. 반면 변경 유형을 검토이력으로 선택하면 캠페인과 광고그룹을 선택할 수 없고, 결과의 변경자·캠페인·광고그룹 항목은 별도 값 없이 표시됩니다. 이런 표시 방식은 담당자가 기재를 빠뜨린 것과 다르므로 자료 목록에 조회한 이력 유형을 남깁니다.

변경자 항목에는 이력을 실행한 계정이 표시되므로 이를 곧바로 특정 개인의 이름으로 해석하지 않습니다. 실제 작업 담당자가 누구였는지 필요하면 대행사의 처리 답변에서 별도로 받습니다. 다운로드 파일의 내용만으로 실행 이유까지 추정하지 말고 변경 내용과 설명을 각각 읽습니다.

요청과 실행 사이의 기록 공백

요청 메시지와 변경 이력을 연결할 때는 요청한 대상과 실제 변경 대상이 같은지 먼저 판단합니다. 요청한 시점과 처리한 시점이 다르면 그 사이에 추가 협의가 있었는지 관련 대화를 찾습니다. 시간이 가깝다는 이유만으로 서로 다른 작업을 같은 요청의 결과로 묶지 않습니다.

어떤 요청과 관련됐는지 설명되지 않는 이력은 연결 미정으로 표시하고 대행사에 작업 배경을 묻습니다. 보고서에 대상 기간이 없거나 청구 항목의 설명이 빠진 경우에도 담당자가 임의로 내용을 채우지 않습니다. 답변을 받으면 기존 자료를 수정하는 대신 보충 설명을 추가하고 받은 날짜를 남깁니다.

처리 완료라는 메시지가 있어도 실행 자료가 아직 없으면 완료 답변과 실행 근거의 수신 상태를 따로 기록합니다. 반대로 변경 이력이 있어도 요청 대화가 없으면 요청 경로를 추가로 묻습니다. 기록의 공백은 자료를 더 받아야 할 이유이지, 그 자체로 잘못된 집행을 판정하는 근거는 아닙니다.

이어서 읽을 주제

병원 홈페이지 제작 비용은 견적에 포함된 작업과 별도 청구 항목을 이해하기 위해 이어 읽을 주제입니다. 제작 업무의 비용 설명에서 어떤 범위를 명시해야 하는지 알아볼 수 있습니다.