광고비 사용 내역의 증빙 남기기

집행 보고서와 거래 증빙의 역할

집행 보고서에는 조회한 광고 계정과 기간에 해당하는 광고 운영 데이터가 담깁니다. 세금계산서와 청구 자료에는 거래 상대방과 거래 항목, 청구 대상 등의 내용이 담깁니다. 거래 서류만으로 광고가 어느 계정에서 집행됐는지 설명하기 어렵고, 집행 보고서만으로 어떤 서비스에 대한 거래였는지 설명하기도 어렵습니다.

세금계산서는 재화나 용역의 거래 내용을 담는 증빙서류입니다. 광고 운영에 활용할 때는 세금계산서에 적힌 거래 내용과 광고 업무의 연결 관계를 별도로 남깁니다. 여기서 만드는 증빙 목록은 자료를 찾아 읽기 위한 업무 기록이며, 세무상 인정 여부를 판정하는 서류로 취급하지 않습니다.

매체 광고비와 수수료의 표시 기준

구글 서드 파티 파트너 정책은 고객에게 구글 광고 비용을 공유할 때 파트너 수수료를 제외한 구글 청구 금액을 보고하도록 요구합니다. 별도의 관리 수수료를 청구하면 신규 고객과 처음 거래하기 전에 서면으로 알리고, 고객의 청구서에도 표시하도록 정합니다. 구글 광고를 대행하는 경우 광고 담당자는 비용 보고서와 수수료가 표시된 거래 자료를 각각 요청할 수 있습니다.

같은 정책은 광고 서비스 약관에서 월별 실적 보고를 요구하는 경우 보고서에 광고 계정 수준의 비용과 클릭수, 노출수를 포함하도록 정합니다. 보고서는 이메일이나 웹사이트 등으로 쉽게 접근할 수 있게 공유하거나, 고객이 계정에서 비용과 실적을 직접 조회하도록 허용할 수 있습니다. 사내 보관 방식은 이 접근 방식과 별개로 정하고, 나중에 다시 열 수 있는 파일과 해당 거래 서류를 확보합니다.

증빙으로 사용할 자료를 선택할 때는 광고 계정이 특정되는지, 대상 기간이 적혀 있는지, 비용 항목이 읽히는지를 판단 기준으로 삼습니다. 회사명만 있는 자료에는 관련 계정을 연결하고, 거래 항목이 포괄적으로 적힌 서류에는 청구 상세 자료를 함께 보관합니다. 담당자가 해석해서 추가한 내용은 원래 서류의 기재 내용과 별도로 표시합니다.

계정 지정부터 자료 연결까지의 순서

광고 담당자는 먼저 보관 대상 광고 계정과 집행 기간을 정하고, 비용 담당자는 그 대상에 해당하는 거래 서류를 준비합니다. 대행사에 자료를 요청할 때도 회사명만 전달하지 말고 광고 계정 식별 정보와 필요한 기간을 함께 기재합니다. 구글 정책은 고객이 요청하면 서드 파티 파트너가 해당 광고 계정의 고객 아이디를 제공하도록 정합니다.

1. 광고 담당자가 매체명, 광고 계정 이름과 식별 정보, 집행 대상 기간을 기재합니다. 청구서에 적힌 날짜와 집행 기간을 같은 의미로 사용하지 않습니다.
2. 광고 담당자가 해당 계정의 집행 보고서를 확보합니다. 보고서 종류와 조회 조건, 내려받은 날짜를 파일과 함께 기록합니다.
3. 비용 담당자가 세금계산서와 청구 자료 등 거래 증빙을 확보합니다. 거래 상대방과 청구 대상 업무를 읽고 연결할 서류를 선택합니다.
4. 두 담당자가 매체 광고비와 대행 수수료의 표시 위치를 기록합니다. 보고서 파일과 거래 증빙 파일에 공통 관리명을 부여하고 증빙 목록에 연결합니다.

광고 담당자가 준비할 자료는 계정 식별 정보, 대상 기간, 보고서 파일과 조회 조건입니다. 비용 담당자는 거래 서류 원본과 청구 상세 자료를 준비하며, 대행사에서 받은 자료에는 발신자와 수령일을 남깁니다. 요청한 자료가 아직 도착하지 않았다면 목록에 미수령 상태를 기재하고 담당자를 지정합니다.

보고서와 거래 서류를 잇는 증빙 목록

증빙 목록은 파일을 모두 열지 않아도 자료 사이의 연결 관계를 찾을 수 있게 만듭니다. 다음 항목을 세로형 목록으로 작성하고, 광고 계정과 대상 기간이 달라지면 별도 기록을 생성합니다. 파일명만 기재하지 말고 사내 보관 위치도 함께 남깁니다.

청구 서류 하나가 여러 계정이나 여러 집행 기간을 포함하면 관련 보고서 관리명을 모두 기재합니다. 문서에 배분 근거가 없으면 담당자가 임의로 금액을 나누지 말고, 포함 대상만 기록합니다. 목록을 완성할 때는 기재한 보관 위치에서 파일이 실제로 열리는지 시험하고, 빠진 연결 항목을 보완합니다.

조회 단위를 빠뜨린 보고서 보관

내려받은 파일에 기간 이름을 붙였다고 해서 그 기간 전체의 집행 내역이 담기는 것은 아닙니다. 네이버 검색광고의 대용량 보고서는 계정별로 특정일의 광고 성과와 전환 보고서를 내려받는 기능이며, 일 단위로 생성하고 기간별 조회는 지원하지 않습니다. 이 기능을 사용해 대상 기간의 자료를 보관한다면 날짜별 파일 목록을 작성하고, 대상 날짜의 파일이 빠지지 않았는지 대조합니다.

네이버 디스플레이광고의 광고비 보고서는 캠페인 목적에 따른 집행 배분을 보여 주며, 조회 기간과 분석 기간 단위, 게재 위치를 선택해 조회하고 내려받을 수 있습니다. 성과 보고서는 광고 계정부터 캠페인, 광고 그룹, 에셋 그룹, 광고 소재까지 선택한 대상의 실적을 제공합니다. 담당자는 보고서의 이름뿐 아니라 선택한 대상과 조건도 보관 기록에 남깁니다.

같은 디스플레이광고 안내는 관리 계정에서 연결된 여러 광고 계정을 묶어 광고비 보고서와 성과 보고서를 조회하고 내려받을 수 있다고 설명합니다. 묶음 파일을 보관할 때는 파일에 포함된 광고 계정 목록을 함께 기록합니다. 파일 전체를 특정 계정의 자료로 연결하지 말고, 해당 계정을 식별할 수 있는 항목을 지정합니다.

취득 시점과 재다운로드 기록

조회 대상 기간과 파일을 취득한 날짜는 서로 다른 정보로 기록합니다. 네이버 디스플레이광고 안내는 집계 과정과 무효클릭 검수 등의 반영으로 이미 내려받은 성과 데이터가 이후에 달라질 수 있다고 설명합니다. 같은 기간의 파일을 다시 받으면 이전 파일을 덮어쓰지 않고 취득일을 달리 표시합니다.

새 파일에는 다시 받은 이유와 사내에서 사용할 자료인지 여부를 기재합니다. 이전 파일을 청구 서류와 연결해 사용했다면 그 연결 기록도 삭제하지 않고, 새 파일을 추가한 사실을 남깁니다. 이 기록은 금액 차이의 원인을 조사하는 용도가 아니라 어떤 시점의 자료를 업무에 사용했는지 식별하는 용도입니다.

담당자가 날짜별 파일을 합치거나 필요한 항목을 추출했다면 내려받은 파일과 가공 파일을 각각 보관합니다. 가공 파일에는 사용한 원본 관리명과 제외한 항목을 기재하고, 원본에도 같은 변경을 적용하지 않습니다. 원본의 조회 조건을 알 수 없는 상태에서 가공 파일만 거래 서류에 연결하는 일을 피합니다.

거래 서류에 계정 표시가 없는 경우

거래 서류에 광고 계정이 적혀 있지 않으면 서류 자체를 수정하지 않고 별도의 연결 메모를 작성합니다. 회사명이나 브랜드명이 같다는 이유만으로 해당 계정의 거래라고 확정하지 않습니다. 청구 상세 자료나 전달자의 설명에서 어떤 계정과 업무를 대상으로 했는지 읽고, 연결에 사용한 자료명을 메모에 기재합니다.

전달자의 설명을 근거로 삼았다면 설명을 받은 날짜와 전달자도 남깁니다. 청구 대상이 아직 특정되지 않았다면 임시 연결 상태로 표시하고 담당자가 필요한 설명을 요청합니다. 이후 관련 자료를 받으면 연결 상태와 처리일을 갱신하되, 처음 작성한 메모와 후속 설명을 함께 보관합니다.

이어서 읽을 주제

병원 홈페이지 제작 비용을 이어 읽으면 제작 계약에서 어떤 작업 항목을 비용 자료에 남길지 판단하는 데 도움이 됩니다. 병원 마케팅 대행 비용을 이어 읽으면 대행 업무의 청구 항목을 읽고 관련 거래 자료를 준비하는 기준을 정할 수 있습니다.