민간 공개 모집의 진행 흐름
공개 입찰로 대행사를 뽑을 때는 모집과 선정을 계약 체결과 구분해 진행하는 것이 좋습니다. 참여 대행사에 필요한 정보를 요청하는 단계와 선정 뒤 업체정보·계약 조건을 확인하는 단계를 절차에 넣습니다. 민간 가게·회사는 모집, 접수, 선정, 계약 준비, 체결의 흐름을 자체 업무 절차로 정할 수 있습니다. 이 흐름을 공공조달의 공식 입찰 절차나 법적 의무로 받아들이지는 않아야 합니다.
광고주가 먼저 정할 사항은 각 단계의 종료 조건입니다. 모집은 참여 요청을 알리는 단계이고, 접수는 대행사가 보낸 자료를 모으는 단계입니다. 선정은 계약 논의를 진행할 후보를 정하는 단계로 설계하며, 계약 체결은 최종 문서에 합의하는 별도 절차로 진행합니다. 단계가 끝났다는 판단을 담당자의 기억에 맡기지 말고, 완료한 일과 남은 일을 기록합니다.
선정 통지에는 후속 협의가 필요한 항목과 계약 준비 담당자를 함께 기재하는 것이 좋습니다. 내부에서도 선정 승인과 계약 승인을 별도 기록으로 남깁니다. 최종 계약 승인까지 마치지 않았는데 선정 결과만으로 결제 요청을 처리하면, 아직 합의하지 않은 업무나 비용이 결제 대상에 포함될 수 있습니다.
선정 이후의 계약 준비 기준
공정거래위원회의 온라인 광고대행 피해주의보는 결제 전에 대행사의 정확한 업체정보와 위약금 등 계약사항을 확인하도록 안내합니다. 광고주는 선정된 대행사와 계약 준비를 시작할 때 이 항목을 처리할 담당자를 정합니다. 다음 표는 업체정보와 조건을 어떤 자료로 확인하고, 처리 결과를 어떻게 남길지 정리한 실무 기준입니다.
| 계약 전 확인 항목 | 대행사에 요청할 자료 | 확인 결과 |
|---|---|---|
| 계약 상대의 업체정보 | 상호·사업자정보와 계약 주체를 식별할 자료 | 참여사와 계약 주체의 일치 여부 또는 차이 설명 |
| 업무 범위와 일정 | 최종 업무 명세와 시작 조건 | 합의한 업무와 협의가 남은 항목 |
| 청구 항목과 지급 조건 | 최종 견적과 항목별 청구 설명 | 계약서에 반영할 금액 항목과 지급 시점 |
| 해지와 공제 조건 | 계약서·약관과 종료 시 정산 설명 | 수락한 조건과 수정 요청 사항 |
표의 결과란은 단순히 완료 표시를 하는 용도로 쓰지 않습니다. 설명이 부족한 항목에는 질문 내용, 답변을 받을 사람, 후속 처리 상태를 기재합니다. 업체명이 다르거나 계약 조건이 제안 내용과 달라졌다면 담당자는 그 이유를 받아 계약 승인자에게 전달합니다. 결제 담당자는 승인된 최종 문서를 기준으로 지급 요청을 처리합니다.
공정거래위원회는 언제든 해지할 수 있다는 설명을 들었더라도 이미 진행한 광고 비용이나 위약금이 공제되는 약관 내용을 계약 전에 확인하도록 안내합니다. 광고주는 해지 가능 여부와 해지 시 부담할 비용을 별도 항목으로 기록합니다. 구두 설명만 받은 조건은 계약 문서에 어떻게 반영됐는지 대조한 뒤 수락 여부를 결정합니다.
모집부터 계약까지의 실행 순서
광고 담당자는 공개 모집을 시작하기 전에 단계별 처리 자료를 정리합니다. 대표나 계약 승인자는 어느 자료를 받아야 다음 단계 진행을 승인할지 결정합니다. 아래 흐름은 민간 광고주가 업무를 관리하기 위한 설계이며, 특정 제출 방식이나 공고 기한을 정한 공식 절차가 아닙니다.
| 단계 | 광고주가 할 일 | 다음 단계로 넘길 자료 |
|---|---|---|
| 모집 준비 | 진행 흐름과 담당자, 요청할 정보 정하기 | 진행 계획과 자료 요청 목록 |
| 참여 자료 접수 | 참여사별 자료를 모으고 누락 항목 요청하기 | 접수 목록과 보완 답변 |
| 선정 처리 | 내부 결정을 승인받고 후속 협의 항목 전달하기 | 선정 승인 기록과 계약 협의 목록 |
| 계약 준비·체결 | 앞에서 정한 기준으로 최종 합의 처리하기 | 최종 견적·계약서와 승인 기록 |
| 진행 자료 보관 | 단계별 문서와 연락 기록을 연결해 저장하기 | 보관 목록과 운영 인계 자료 |
각 단계의 담당자가 모두 같아도 승인과 자료 전달은 생략하지 않는 것이 좋습니다. 접수 담당자는 자료를 받았다는 사실과 내용을 보완해야 한다는 판단을 따로 기록합니다. 선정 담당자는 접수 목록에서 계약 논의를 진행할 업체가 누구인지 명시하고, 계약 담당자에게 미완료 항목을 전달합니다.
참여사에 요청할 정보와 준비 자료
참여 단계에서는 광고주가 선정 판단에 사용할 수 있는 정보를 요청합니다. 대행사에는 맡을 수 있는 업무, 실제 운영 담당 체계, 제안에 포함한 업무와 제외한 업무, 비용 항목의 설명을 요구합니다. 소개 자료에 해당 내용이 없으면 별도 답변을 요청하고, 아직 결정하지 못한 조건은 미정으로 표시하도록 안내합니다.
구글 서드 파티 파트너 정책은 대행 파트너가 광고주의 결정에 영향을 주는 정보를 투명하게 제공하고, 고객이 요청하는 정보에도 합당한 노력을 기울이도록 요구합니다. 구글 광고의 별도 관리 수수료는 첫 판매가 성사되기 전에 신규 고객에게 서면으로 알리고 청구서에도 표시하도록 정합니다. 구글 광고를 맡기려는 광고주는 참여사의 비용 설명에 이 수수료가 어떻게 기재되는지 질문할 수 있습니다.
광고주도 대행사가 답변할 수 있도록 준비 자료를 정리해야 합니다. 광고 목적, 맡기려는 업무 목록, 운영 중인 매체, 내부에서 직접 처리할 업무를 요청 목록과 함께 전달합니다. 비용 보고를 받을 방법과 광고 운영 자료를 받을 담당자도 기재하면, 참여사가 제안할 수 있는 범위가 명확해집니다. 실제 고객 자료나 상세 매출 자료를 모집 자료의 기본 첨부물로 요구할 필요는 없습니다.
받은 답변은 소개서와 분리해 참여사별 요청 목록에 연결합니다. 광고 담당자는 답변이 없는 항목과 대행사가 수행할 수 없다고 답한 항목을 따로 표시합니다. 전자는 보완 요청 대상으로 처리하고, 후자는 맡길 업무 범위를 결정할 때 사용하는 자료로 남깁니다.
단계별 기록과 계약 인계
모집부터 계약까지의 자료는 문서 종류보다 진행 단계에 따라 정리하는 것이 좋습니다. 공정거래위원회는 광고대행계약 관련 분쟁에 대비해 전화 통화, 메시지 송수신 내용, 계약서 등을 증빙자료로 보관하도록 안내합니다. 광고주는 모집 당시의 요청과 최종 합의 사이에 어떤 변경이 있었는지 찾을 수 있도록 기록을 연결합니다.
모집 단계에는 발송한 요청 내용과 공개한 안내의 버전을 저장합니다. 접수 단계에는 참여사 이름, 받은 자료, 보완 요청과 답변을 기록합니다. 선정 단계에는 내부 승인 내용과 선정 업체에 전달한 후속 요청을 남깁니다. 계약 단계에는 최종 합의 문서와 그 문서를 승인한 기록을 함께 보관합니다.
전화로 협의한 내용은 통화 일시, 참여자, 논의한 조건, 남은 질문을 메모합니다. 계약에 반영할 사항이라면 상대방에게 서면 답변을 요청하고 해당 문서와 연결합니다. 담당자가 작성한 메모와 대행사가 회신한 답변은 같은 기록으로 취급하지 않습니다. 파일 이름에도 초안, 회신본, 최종본의 상태를 표시해 운영 담당자가 사용할 문서를 가릴 수 있게 합니다.
계약 담당자는 광고 운영을 시작할 담당자에게 전체 접수 자료를 한꺼번에 넘기는 대신 인계 목록을 만듭니다. 목록에는 최종 업무 문서, 보고 약속, 연락 담당자, 업무 시작 전에 처리할 항목을 기재합니다. 운영 담당자는 인계받은 항목별로 처리 가능 여부를 답하고, 미완료 사항은 계약 담당자에게 돌려보냅니다.
선정 뒤 업무 변경의 처리
선정 뒤 협의에서 맡길 업무가 크게 달라지면 계약 준비를 그대로 진행할지 다시 판단해야 합니다. 문구를 명확하게 고치는 일과 새로운 매체·제작 업무를 추가하는 일은 처리 범위가 다릅니다. 계약 담당자는 변경 내용을 기록하고, 기존 선정 승인으로 진행할 수 있는지 내부 승인자에게 묻습니다.
추가 업무에 대한 답변을 받았다는 이유만으로 당초 참여 자료까지 수정된 것으로 처리하지 않습니다. 기존 제안과 변경 합의 문서를 별도 파일로 보관하고, 최종 계약이 어느 내용을 채택했는지 표시합니다. 요청 업무 자체가 달라졌다면 재모집 여부도 광고주가 결정할 사안으로 남깁니다.
자주 묻는 질문
공개 모집에 참여한 대행사가 한 곳뿐이면 계약해도 됩니까?
참여사 수만으로 계약 여부를 결정할 필요는 없습니다. 요청한 업무를 수행할 수 있는지 판단할 자료가 부족하면 추가 설명을 받거나 모집을 다시 진행할 수 있습니다. 참여사가 적다는 이유로 자료 요청을 생략하지 않도록 내부 결정 이유를 남깁니다.
접수한 제안 자료를 회사의 다른 광고 업무에 사용해도 됩니까?
선정을 위해 받은 자료를 다른 광고 제작이나 운영에 사용하려면 사용 가능한 범위를 별도로 합의하는 것이 좋습니다. 자료 제출을 받았다는 사실만으로 재사용 동의까지 받은 것으로 처리하지 않습니다. 사용 목적과 사용할 내용을 대행사에 알리고 답변을 기록합니다.
대행사가 재위탁을 예정하면 계약 전에 무엇을 요청합니까?
재위탁할 업무와 광고주에게 답변할 책임자를 요청합니다. 외부 수행자가 필요한 자료에 접근하는 범위도 함께 질문합니다. 광고주가 문제를 전달할 창구와 수정 요청을 처리할 주체가 불명확하면 해당 설명을 받은 뒤 계약 논의를 진행합니다.
선정한 대행사가 계약서에 먼저 서명을 요청하면 어떻게 합니까?
서명 순서보다 광고주 내부의 서명 권한과 승인 상태를 먼저 정리합니다. 담당자는 서명을 요청받은 문서가 내부 승인 대상 문서와 같은 버전인지 대조합니다. 서명 요청에 새 조건이나 첨부 약관이 추가됐다면 그 내용을 포함해 다시 승인받습니다.
공개 모집을 진행했지만 계약할 업체를 정하지 못하면 어떻게 합니까?
계약할 업체를 정하지 못한 이유를 요청 업무의 불명확성, 참여 정보의 부족, 내부 사업 계획의 변경 등으로 나눠 기록합니다. 원인이 해소되지 않은 상태에서 같은 모집을 반복하지 않는 것이 좋습니다. 다시 진행하기 전에는 담당자가 수정할 요청 사항과 내부에서 결정할 사항을 정리합니다.