청구받은 날짜와 청구 대상 기간
해지 뒤 추가 청구가 오면 청구받은 날짜만으로 납부 의무를 단정하지 말고, 청구 대상 기간·항목·기존 정산과의 중복 여부를 확인해야 합니다. 대행사에 항목별 서면 설명을 요청하고, 답변으로 해결되지 않는 분쟁은 증빙을 갖춰 상담해야 합니다.
청구서를 받은 날은 새 청구를 접수한 시점이며, 비용이 발생한 기간과는 다를 수 있습니다. 담당자는 청구서에 적힌 발행일과 별도로 각 항목이 어느 기간의 광고나 업무에 해당하는지 기재합니다. 기간이 빠져 있으면 해지 전 비용인지 해지 뒤 비용인지 추정하지 않고, 대행사에 시작일과 종료일을 요청합니다.
새 청구서를 받았다는 사실과 새 비용이 발생했다는 설명도 따로 다뤄야 합니다. 이전 정산에서 제외했던 비용을 나중에 청구했을 수도 있고, 정산에 포함된 비용을 다른 이름으로 다시 청구했을 수도 있습니다. 어느 쪽인지는 항목명만으로 가리기 어려우므로 기존 문서와 연결되는 근거가 필요합니다.
항목별 청구와 기존 정산의 대조
추가 청구는 매체 비용·관리 수수료·세금 등으로 나누고 각 항목에 해당하는 증빙을 연결합니다. 합계만 대조하면 일부 항목이 겹치거나 빠진 이유를 찾기 어렵습니다. 다음 표는 청구서를 읽을 때 담당자가 작성할 대조 기록의 구성입니다.
| 추가 청구 항목 | 청구 대상 기간 | 대조할 계약·결제 증빙 | 기존 정산과의 중복 여부 |
|---|---|---|---|
| 매체 광고 비용 | 해당 광고비의 발생 기간 | 매체 최종 청구 내역·기존 정산서·결제 기록 | 같은 광고비가 정산에 포함됐는지 기재 |
| 대행 관리 수수료 | 수수료를 산정한 업무 기간 | 계약의 수수료 조건·기존 청구서·지급 내역 | 같은 기간과 업무의 수수료가 반영됐는지 기재 |
| 세금 | 세금이 적용된 거래 기간 | 세금 관련 증빙·청구서의 세금 포함 표시 | 기존 정산 금액에 포함됐는지 기재 |
| 별도 수수료 등 기타 항목 | 해당 비용의 발생 기간 | 항목별 산출 내역·계약 또는 별도 합의 | 기존 항목과 이름만 다른지 대조 |
기존 정산에 없다는 이유만으로 새 청구를 인정하거나 거절하지 않습니다. 담당자는 처음 등장한 항목과 이미 정산한 것으로 추정되는 항목을 따로 표시합니다. 중복 여부를 판단할 자료가 부족하면 미확인으로 기재하고 부족한 증빙의 이름을 함께 남깁니다.
매체 청구 설명의 적용 범위
메타는 자동 청구에서 결제 기준액에 도달하면 비용을 청구하고, 남은 비용은 월별 청구일에 청구한다고 안내합니다. 메타의 청구 및 결제에서는 최종 광고 청구 내역과 수수료, 관련 세금을 확인할 수 있습니다. 메타 광고 비용이 포함된 청구라면 해당 내역을 대행사의 정산서와 연결해 설명을 요청할 수 있습니다.
구글은 서드 파티 파트너가 구글 광고 비용을 공유할 때 자체 수수료를 제외한 구글의 실제 청구액을 보고하도록 요구합니다. 별도 관리 수수료는 신규 고객에게 판매 전에 서면으로 알리고 청구서에도 표시하도록 요구합니다. 이 정책은 비용을 나눠 질문하는 근거로 활용하되, 개별 추가 청구의 지급 의무를 결정하는 근거로 확대하지 않습니다.
청구 증빙을 묶는 실행 순서
담당자는 새 청구서의 각 항목을 기존 문서까지 추적할 수 있도록 자료를 묶습니다. 청구서·계약서·해지 통보·기존 결제 내역은 문서 종류별로 정리하고, 질문할 항목에는 해당 자료의 파일명이나 문서 제목을 연결합니다. 이 묶음은 해지 자료 전체를 넘기기 위한 목록이 아니라 추가 청구에 답변받기 위한 증빙입니다.
- 청구서 원본을 보관하고 발행 주체, 수신 날짜, 청구 대상 기간, 항목명을 기재합니다. 기간이나 항목 설명이 없는 부분은 질문 대상으로 표시합니다.
- 계약서와 별도 합의에서 해당 항목의 산정 조건을 찾습니다. 해지 통보와 대행사의 처리 답변은 계약 종료 시점에 관한 주장과 연결합니다.
- 최종 청구서와 기존 정산서에서 같은 기간·업무·매체 비용을 찾아 결제 내역과 대조합니다. 결제 기록만 있고 청구 항목을 찾지 못한 부분은 미연결로 표시합니다.
- 설명이 부족한 항목마다 질문을 작성해 대행사에 서면으로 전달합니다. 회신을 받으면 원래 질문과 연결하고 답변으로 해소된 내용과 남은 이견을 따로 기록합니다.
파일을 편집해 설명을 추가할 때는 원본과 작업본을 분리해 보관합니다. 메일이나 메시지에 첨부된 청구서는 첨부 파일뿐 아니라 발신자와 전송 날짜가 포함된 메시지도 함께 보관합니다. 정정본이 도착해도 이전 문서를 삭제하지 않고 어떤 내용이 변경됐는지 기록합니다.
항목별 서면 설명 요청 기록
설명 요청은 총액에 대한 항의보다 답변할 항목이 드러나는 문장으로 작성합니다. 담당자는 청구 항목명과 대상 기간을 먼저 기재하고, 연결되지 않는 자료와 필요한 근거를 이어서 제시합니다. 대행사가 전체 청구를 한꺼번에 설명하면 항목별로 어느 답변이 적용되는지 다시 요청합니다.
| 설명되지 않는 쟁점 | 대행사에 요청할 근거 | 받은 답변 | 추가 확인 또는 상담할 내용 |
|---|---|---|---|
| 청구 대상 기간 누락 | 비용 발생 기간과 해당 청구 내역 | 회신한 기간·연결 자료 기재 | 해지 시점과의 관계가 설명됐는지 기록 |
| 기존 정산과 겹치는 항목 | 기존 항목과 다른 비용이라는 산출 근거 | 중복 인정 여부·차이 설명 기재 | 정정 또는 추가 설명이 필요한 부분 기록 |
| 처음 청구된 관리 비용 | 적용 계약 내용·업무 내역·계산 방식 | 인용한 계약 문구·업무 설명 기재 | 당사자 사이에 해석이 다른 내용 기록 |
| 세금 포함 여부 불명확 | 세금이 적용된 항목과 포함·별도 계산 내역 | 항목별 처리 설명 기재 | 기존 증빙과 연결되지 않는 부분 기록 |
답변란에는 설명을 받았다는 표시만 남기지 않고 회신 내용과 첨부 자료명을 기재합니다. 청구 기간이 설명됐어도 중복 의문이 남을 수 있으므로 쟁점별로 종료 여부를 판단합니다. 정정 청구서를 받기로 했다면 실제 수령 여부와 변경된 항목도 같은 기록에 추가합니다.
정산 완료 문구의 해석 오류
정산 완료라는 문구가 있다고 해서 새 청구 전체가 중복이라고 단정할 수는 없습니다. 해당 문서가 어느 기간과 항목까지 정산했다고 표현했는지 먼저 가려야 합니다. 담당자는 완료 문구가 있는 문서의 전체 내용을 보관하고, 제외 항목이나 추후 정산에 관한 문구가 함께 있는지 대조합니다.
반대로 대행사가 누락분이라고 설명했다고 해서 처음 청구된 비용으로 확정하지 않습니다. 누락됐다는 항목이 기존 정산의 다른 이름이나 묶음 금액에 포함됐을 가능성이 남아 있기 때문입니다. 기존 청구 항목과 새 항목이 어떻게 연결되는지 대행사에 표시하도록 요청하고, 이름이 달라진 이유도 답변에 포함하도록 합니다.
담당자가 작성하는 메모도 사실과 의견을 나눠 기재해야 합니다. 결제 기록에 있는 사실, 대행사가 답변한 설명, 회사가 동의하지 않는 이유를 서로 다른 문장으로 기록합니다. 계약 내용과 실제 업무를 연결할 자료가 없다면 미제출 사실을 남기며, 자료 부재를 곧바로 부당 청구의 증거로 표현하지 않습니다.
해결되지 않은 분쟁의 상담 자료
서면 답변을 받아도 계약 해석이나 정산 범위에 대한 이견이 남으면 증빙을 갖춰 상담합니다. 공정거래위원회는 온라인 광고대행 분쟁에 대비해 계약서와 통화·메시지 기록 등을 보관하도록 안내하며, 관련 분쟁의 상담 창구로 한국공정거래조정원을 제시합니다. 상담 담당자에게는 새 청구를 받은 경위와 해결되지 않은 항목을 설명하고 해당 분쟁의 상담 가능 여부를 묻습니다.
상담 자료에는 전체 문서와 함께 남은 쟁점을 정리한 요약을 준비합니다. 요약에는 추가 청구 항목, 회사의 이견, 대행사의 답변, 그 답변으로 설명되지 않은 내용을 순서대로 기재합니다. 납부 의무나 청구의 정당성을 회사가 확정한 문장 대신, 어떤 해석과 증빙이 필요한지 질문 형태로 작성합니다.
상담 결과를 받은 뒤에도 그 내용을 모든 항목에 일괄 적용하지 않습니다. 상담이 전제로 삼은 계약 내용과 제출 자료가 무엇인지 기록하고, 빠진 자료가 있으면 추가 제출 방법을 묻습니다. 대행사와 후속 협의를 진행할 때는 상담에서 정리한 질문과 새로 받은 답변을 연결해 보관합니다.
자주 묻는 질문
추가 청구서의 회사명이 계약 상대와 다르면 어떻게 합니까?
기존 계약 상대에게 청구 주체가 달라진 이유와 두 회사의 관계를 서면으로 요청합니다. 지급 요청을 할 권한과 결제 계좌의 명의도 설명받아야 합니다. 명칭 변경이나 청구 업무 이전을 추정해 처리하지 않고, 회사 내부 결재에 필요한 증빙을 요청합니다.
메일에 첨부된 청구 파일이 열리지 않으면 어떻게 합니까?
발신자를 알더라도 파일이 손상됐거나 회사 보안 설정에 맞지 않을 수 있으므로 재전송을 요청합니다. 담당자는 파일을 열기 위해 보안 설정을 임의로 변경하지 않고 사내 절차를 따릅니다. 청구 내용을 읽을 수 있는 형식과 항목별 명세를 함께 요청하며 수신 오류 기록을 보관합니다.
청구서가 자사 계약 건인지 불분명하면 어떻게 합니까?
대행사에 해당 청구가 연결되는 계약명과 광고 계정 등 식별 정보를 요청합니다. 비슷한 회사명이나 담당자 이름만으로 자사 비용에 포함하지 않습니다. 다른 계약 건이라는 답변을 받으면 발송 착오에 대한 정정 안내도 요청해 내부 기록에 남깁니다.
외부 상담에 제출할 자료의 개인정보는 어떻게 처리합니까?
상담 창구에 필요한 자료와 제출 방식을 먼저 묻고, 관련 없는 개인정보는 제출본에서 가립니다. 계약 당사자나 거래를 식별하는 데 필요한 정보까지 임의로 삭제하면 설명이 어려워질 수 있습니다. 원본은 별도로 보관하고 제출본에서 가린 범위를 기록합니다.
추가 청구 설명을 요청하는 메일 제목은 어떻게 작성합니까?
계약명과 새 청구서의 발행일을 넣고 항목별 설명을 요청한다는 목적을 드러냅니다. 제목부터 부당 청구나 중복 청구로 확정하기보다는 대행사가 해당 문서를 찾을 수 있게 작성합니다. 첨부한 자료의 이름은 본문에 기재하고 회사가 사용하는 관리 번호가 있으면 함께 표시합니다.