갱신하지 않는 대행사에 알리는 방식

갱신 거절 통지의 범위

광고주가 이번에 전달할 의사는 현재 계약을 만료 전에 끝내 달라는 요청과 다릅니다. 계약 만료 이후 같은 계약을 이어 가지 않겠다는 결정이므로, 통지문에도 그 범위를 분명하게 기재합니다. 현재 계약 기간에 수행할 업무까지 즉시 멈추라는 뜻으로 읽힐 표현은 제외합니다.

담당자는 먼저 회사가 갱신하지 않기로 결정한 계약이 무엇인지 특정합니다. 같은 대행사와 여러 업무를 진행한다면 회사 이름만으로는 대상이 충분히 드러나지 않을 수 있습니다. 계약명과 계약 당사자, 계약서에 기재된 기간을 함께 적어 어느 계약에 관한 통지인지 알 수 있게 합니다.

통지와 별도 요청의 경계

갱신 거절, 계약 기간 중 해지 요청, 광고 계정의 권한 변경은 각각 처리할 내용이 다릅니다. 담당자는 아래 기준으로 이번 통지의 범위를 정하고, 다른 요청이 필요하면 별도 협의 항목으로 작성합니다.

정책브리핑은 온라인 광고대행 계약에서 해지가 가능하다는 설명을 듣더라도, 약관에 진행한 광고 비용이나 위약금을 공제하는 내용이 있을 수 있다고 안내합니다. 현재 계약을 일찍 종료하려는 의사까지 있다면 갱신 거절 문구에 섞지 말고 별도 요청으로 작성합니다. 이때 발생할 비용이나 통지의 법적 효력은 갱신 거절 문장만으로 판단하지 않습니다.

발송 전에 읽을 통지 조건

보내는 방식은 담당자가 평소 사용하는 연락 수단보다 계약의 통지 조건을 먼저 따릅니다. 계약서에서 통지를 받을 대상, 전달 방법, 통지 기한에 관한 문구를 찾아 발송 준비에 반영합니다. 별도로 합의한 변경 문서가 있다면 해당 계약의 통지 조건에 영향을 주는 내용인지 함께 대조합니다.

영업 담당자와 자주 연락했다는 사정만으로 그 사람이 계약상 통지 대상이라고 단정하지 않습니다. 계약서의 수신 대상과 현재 연락처가 다르거나 지정한 방법을 사용할 수 없다면, 대행사에 통지를 받을 담당자와 가능한 전달 방법을 묻습니다. 답이 불분명한 상태에서는 임의로 통지 조건을 해석하지 않고 계약 담당자가 추가로 판단할 항목으로 남깁니다.

대상 계약과 의사를 적는 순서

광고주 담당자는 발송 전에 계약서와 관련 변경 문서, 통지 대상의 연락 정보, 회사 내부에서 확정한 갱신 거절 범위를 준비합니다. 통지문에는 상대가 대상 계약과 요청 내용을 식별하는 데 필요한 정보만 기재합니다. 불만 사항이나 협상 조건을 길게 넣기보다 갱신하지 않겠다는 의사를 먼저 명확히 작성합니다.

1. 계약에서 정한 수신 대상과 전달 방법을 기재합니다.
2. 계약 당사자와 계약명, 계약 기간으로 대상 계약을 특정합니다.
3. 해당 계약이 만료된 후 갱신하지 않겠다는 뜻을 명시합니다.
4. 수신 회신을 요청하고 남은 업무는 별도 협의 항목으로 제시합니다.

의사 표현은 “해당 계약은 계약 기간 만료 후 갱신하지 않겠습니다”처럼 결정한 내용을 직접 전달하는 문장으로 작성할 수 있습니다. “당분간 쉬겠습니다”나 “일단 끝내겠습니다”처럼 기간과 대상이 불분명한 표현은 피합니다. 아직 확정하지 않은 후속 업무를 함께 적을 때는 갱신 거절 결정과 협의 요청을 문단으로 나눕니다.

통지문 항목별 작성 기준

통지문은 계약서에서 필요한 정보를 옮기되, 계약 전체를 요약하는 문서로 만들 필요는 없습니다. 다음 항목을 기준으로 초안을 작성하고, 발송 담당자가 계약 내용과 어긋나는 표현이 없는지 검토합니다.

담당자는 계약의 통지 조건을 충족하도록 발송하되, 보낸 내용과 전달 사실을 보관할 수 있는 방식도 함께 준비합니다. 별도 형식이 정해져 있지 않다면 회사가 보관할 수 있는 서면 연락 방식을 선택하는 방안을 고려합니다. 이는 통지 기록을 관리하기 위한 실무 제안이며, 특정 연락 수단의 법적 효력을 단정하는 기준은 아닙니다.

발송 기록과 회신 요청

발송 담당자는 최종 통지문, 수신 대상, 보낸 시점, 실제 사용한 전달 수단을 함께 보관합니다. 첨부 문서가 있다면 어떤 파일을 보냈는지도 기록하여 나중에 발송 내용을 재현할 수 있게 합니다. 회사 안에서는 누가 회신을 받을지 정하고 관련 연락을 그 담당자에게 모읍니다.

회신 요청에는 통지문을 받았는지 답해 달라는 내용과 남은 업무에 관해 협의할 항목을 따로 작성합니다. 수신 답변만 왔다면 업무 일정까지 합의된 것으로 처리하지 않습니다. 반대로 업무 이야기만 돌아왔다면 갱신 거절 통지를 받았는지에 대한 답도 요청합니다.

회신 기록에서 가릴 내용

대행사의 회신은 수신 사실, 갱신 거절에 대한 답변, 남은 업무의 협의 결과를 나눠 기록합니다. “받았습니다”라는 답변은 수신에 관한 기록으로 남기고, 다른 항목에 답이 없으면 미회신 항목으로 표시합니다. 담당자가 상대의 짧은 답변을 확대해석하여 모든 업무가 합의됐다고 정리하지 않습니다.

남은 업무에 대해서는 계약 기간 안에 진행 중인 작업이 무엇인지, 누가 후속 연락을 맡을지, 아직 결정하지 않은 항목이 무엇인지 회신받습니다. 자료 전달이나 비용 처리 이야기가 나오면 각각 담당할 사람과 협의할 문서만 정합니다. 계산이나 상세 인수인계 절차를 통지문 안에서 해결하려고 하지 않습니다.

대행사가 다른 계약을 대상으로 답했거나 일부 업무만 언급했다면 광고주 담당자는 대상 계약을 다시 특정해 회신을 요청합니다. 상대가 추가 조건을 제시한 경우에는 갱신 거절 의사와 그 조건에 대한 회사의 답변을 따로 기록합니다. 제안받은 내용을 적었다는 이유만으로 회사가 수락한 것으로 처리하지 않습니다.

계정 권한 변경의 별도 처리

갱신 거절 통지를 보냈다는 사실만으로 광고 운영이나 계정 권한이 종료됐다고 처리하지 않습니다. 담당자는 만료 전후 운영을 누가 맡을지에 관한 협의와 실제 권한 변경 작업을 별도 업무로 관리합니다. 통지 회신에서 권한 이야기가 나와도 처리 대상과 담당자가 정해졌는지 따로 기록합니다.

네이버 안내는 권한을 가진 회원이 자신의 권한을 삭제하는 권한 탈퇴와, 계정책임자 또는 운영관리 권한을 가진 회원이 다른 회원의 권한을 삭제하는 권한 해제를 설명합니다. 두 작업은 복구할 수 없으며, 권한 수준을 수정할 때는 대상 회원의 승인이 필요하다고 안내합니다. 광고주는 이 조건을 고려해 권한 작업을 맡을 사람과 처리할 내용을 별도로 정합니다.

대행사가 “권한을 정리하겠습니다”라고 회신했다면 그 답을 처리 완료 기록으로 남기지 않습니다. 광고주 담당자는 해당 답변을 예정된 작업으로 기재하고, 실제 처리 결과는 별도 기록으로 받습니다. 계약 통지 기록과 계정 작업 기록은 서로 연결하되 같은 상태로 표시하지 않습니다.

대행사 서식의 추가 문구

대행사가 갱신 거절을 접수하기 위한 서식을 보내면, 광고주 담당자는 원래 통지에 없던 내용이 포함됐는지 읽습니다. 갱신하지 않겠다는 의사 외에 모든 업무가 완료됐다는 진술, 비용에 관한 합의, 추가 청구를 하지 않겠다는 약속 등이 있다면 별도 판단이 필요합니다. 서식 이름이 단순한 접수 확인서라고 해서 내용을 그대로 수락하지 않습니다.

회사는 사실관계를 알 수 없는 항목에 임의로 동의하지 않고, 해당 문구가 필요한 이유를 대행사에 묻습니다. 내부 승인이 필요한 내용은 승인 담당자에게 전달하며, 서식에 대한 답변과 기존 통지의 발송 기록을 각각 보관합니다. 상대 서식을 받았다는 사실과 그 서식의 조건을 받아들였다는 의사는 따로 기록합니다.

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