전 대행사에 미지급금이 남았을 때의 처리

미지급금의 처리 기준

미지급금은 이미 청구되었으나 지급하지 않은 금액을 대상으로 합니다. 청구서가 있다는 사실만으로 모든 항목의 내용과 잔액이 서로 일치한다고 판단하지 않습니다. 계약에 적힌 업무, 청구 대상 기간, 기존에 지급한 내역을 연결해야 중복 청구나 누락된 지급 기록을 가릴 수 있습니다. 대표나 마케팅 담당자는 대행사의 청구 내용과 회사의 회계 기록을 함께 준비합니다.

표의 항목명은 실제 청구서에 맞게 변경합니다. 같은 이름의 비용이 여러 번 청구되었다면 대상 기간과 업무를 함께 기재해 서로 다른 청구인지 가립니다. 자료가 부족한 항목은 담당자가 추정한 금액으로 채우지 않고, 필요한 설명과 자료명을 기재합니다.

계약 종료와 기존 비용의 관계

계약이 끝났다는 이유만으로 이미 진행한 광고의 비용까지 없어졌다고 단정해서는 안 됩니다. 공정거래위원회는 해지가 가능한 계약에도 계약기간 중 진행한 광고 비용이나 위약금 등을 공제하는 약관 내용이 있을 수 있다고 안내합니다. 이 설명만으로 개별 미지급 청구의 지급 의무가 확정되는 것은 아니므로, 담당자는 해당 계약과 실제 청구 내용을 연결해 판단할 자료를 마련합니다.

청구서에 광고 비용과 다른 성격의 비용이 함께 기재되어 있다면 각 항목의 설명을 요청합니다. 전체 합계에 동의하는 답변을 보내기 전에, 어느 항목까지 회사 내부에서 승인할 수 있는지 정합니다. 업무를 진행했다는 대행사의 설명과 회사가 보관한 업무 기록이 다르면, 담당자는 차이가 발생한 기간이나 작업명을 질문에 포함합니다.

금액을 정리하는 단계와 실제 지급을 승인하는 단계는 따로 진행하는 편이 좋습니다. 마케팅 담당자가 광고 운영 내역을 설명할 수 있어도 회계 기록의 누락 여부나 지급 승인 권한까지 판단할 수 있는 것은 아닙니다. 대표는 담당자가 정리한 근거와 회계 담당자의 지급 내역을 함께 받아 협의할 범위를 정합니다.

청구부터 지급 기록까지의 정리 순서

담당자는 미지급 항목을 정리한 뒤 기존 지급 기록을 대조하고, 그 결과를 바탕으로 전 대행사와 협의합니다. 청구서마다 지급 여부를 따로 찾으면 같은 지급 내역을 중복 반영할 수 있으므로, 청구 목록과 지급 목록을 연결하는 방식으로 작업합니다. 시작 전에 계약서, 청구서, 비용 변경 합의, 이체 내역, 카드 결제 내역과 관련 메시지를 모읍니다.

1. 청구서에서 아직 지급하지 않았다고 안내받은 항목을 추출하고, 대상 업무와 청구 기간을 기재합니다. 항목의 근거가 되는 계약 내용이나 별도 합의 기록을 연결합니다.
2. 회사 회계 담당자가 보유한 지급 내역을 청구 항목과 대조합니다. 지급일이나 거래 상대방 이름만으로 연결하기 어렵다면 당시 전달한 지급 안내와 대행사의 수령 답변을 함께 찾습니다.
3. 지급 반영 여부가 일치하는 항목과 설명이 더 필요한 항목을 나눕니다. 전 대행사에는 내부 정리 결과와 함께 누락된 지급 반영, 업무 범위 차이 등 구체적인 질문을 전달합니다.
4. 서로 확인한 항목의 처리 조건을 합의하고, 남은 이견은 별도 기록으로 보관합니다. 담당자는 답변이 도착할 때마다 해당 항목의 상태와 근거 자료를 갱신합니다.

하나의 이체로 여러 청구를 지급했다면 그 이체가 어떤 항목에 반영되었는지 전 대행사에 묻습니다. 반대로 한 청구를 나누어 지급했다면 관련 지급 내역을 모두 연결합니다. 회계 자료와 대행사의 설명이 다를 때에는 어느 기록을 근거로 잔액을 계산했는지 서로 명시합니다.

지급 협의와 완료 증빙

지급 협의에서는 대상 항목, 지급 방식, 예정 시점과 완료를 판단할 자료를 함께 정합니다. 한 번에 지급하기 어려운 사정이 있다면 회사가 가능한 방식을 제안하고, 전 대행사의 동의 여부를 기록합니다. 회사가 제안한 일정은 상대방이 수락한 일정과 같지 않으므로 합의 결과를 문서에 반영합니다.

이체 내역은 회사가 지급했다는 자료이고, 대행사의 수령 답변은 상대방이 해당 지급을 어느 항목에 반영했는지 알 수 있는 자료입니다. 담당자는 두 자료를 연결해 보관하고, 완료 문서에 처리한 청구 항목을 명시합니다. 이견 항목이 남아 있다면 전체 청구가 모두 해결되었다는 표현을 사용하지 않습니다.

이견 항목의 협의 기록

이견이 있는 항목은 회사가 동의하지 않는 이유와 상대방에게 요청한 설명을 연결해 기록합니다. 단순히 금액이 다르다고 쓰기보다 계약에 없는 업무인지, 기존 지급이 빠졌는지, 청구 대상 기간이 다른지 질문을 구체화합니다. 회사 쪽 판단이 아직 끝나지 않았다면 이를 거절 의사와 섞지 않고 자료를 기다리는 상태로 표시합니다.

협의 기록에는 청구 항목, 회사의 의견, 근거 자료, 대행사의 답변과 후속 질문을 기재합니다. 담당자는 답변으로 해결된 부분과 여전히 설명이 부족한 부분을 따로 표시합니다. 한 항목에 대한 답변을 다른 항목에도 적용하려면 그 답변이 다루는 범위를 상대방에게 묻습니다.

협의 도중 청구 내용이 정정되면 처음 받은 청구서와 정정본을 함께 보관합니다. 어떤 항목이 삭제되거나 설명이 변경되었는지 기록하고, 이후 지급 협의에는 적용할 문서를 명시합니다. 이전 문서를 삭제하면 의견이 달라진 경위와 최종 합의의 근거를 설명하기 어려워질 수 있습니다.

해지 거부와 과도한 위약금의 상담 경로

계약해지 거부나 과도한 위약금 문제가 함께 발생하면 미지급 잔액 협의와 해당 문제의 상담 자료를 따로 준비합니다. 공정거래위원회는 이런 불공정 약관 관련 분쟁에 대해 한국공정거래조정원의 분쟁조정 콜센터나 온라인 분쟁조정 시스템을 통한 상담·분쟁조정 신청을 안내합니다. 해당 경로에 상담할 때에는 청구 합계만 전달하지 말고 문제로 삼는 약관 내용과 대행사의 요구를 제시합니다.

공정거래위원회 안내에서 분쟁조정을 담당하는 곳은 한국공정거래조정원의 약관분쟁조정협의회이며, 약관심사를 요청할 기관은 공정거래위원회입니다. 담당자는 대행사와의 분쟁에 조정을 요청하려는지, 문제가 된 약관의 심사를 요청하려는지 정리한 뒤 해당 기관에 접수 절차를 묻습니다. 일반적인 미지급금 협의가 모두 이 안내의 대상이라고 단정하지 않습니다.

공정거래위원회는 광고대행 분쟁에 대비해 계약서와 전화 통화, 메시지 송수신 내용을 증빙자료로 보관하도록 안내합니다. 상담을 준비하는 담당자는 사건의 흐름을 설명하는 목록과 원본 자료를 연결합니다. 상담이나 신청만으로 특정 항목의 지급 의무 또는 해결 결과가 확정된다고 판단하지 않습니다.

이어서 읽을 주제

병원 외부 등록 정보는 외부에 등록된 사업장 정보의 관리 범위를 별도로 정리하려는 담당자가 이어 읽을 주제입니다. 비용 처리 문서와 성격이 다른 등록 정보도 관리해야 한다면, 해당 주제에서 필요한 항목을 확인합니다.