교체 대상과 적용 시점의 전달
대행사 교체 사실은 사내 공지에 교체 대상과 적용 시점, 부서별로 달라지는 업무와 확인할 사항을 함께 알리는 것이 좋습니다. 교체 결정과 계정 권한 변경 완료는 구분해 전달합니다. 대표나 마케팅 책임자는 공지를 받은 사람이 자기 업무의 변경 여부와 아직 확정되지 않은 내용을 가릴 수 있도록 공지 범위를 정합니다.
공지 첫머리에는 어떤 광고 업무의 대행사가 변경되는지, 언제부터 새 업무 분담을 적용하는지 기재합니다. 일부 매체나 특정 업무만 교체한다면 그대로 유지하는 업무도 함께 명시합니다. 계약상 적용일과 실제 업무 적용일이 다르면 각 날짜가 뜻하는 내용을 설명합니다. 날짜가 확정되지 않은 항목은 예정이라고 표시하고 확정된 일정과 섞지 않습니다.
사내 공지에서 모든 직원에게 같은 행동을 요청할 필요는 없습니다. 광고 업무 담당자는 변경 내용을 알아야 하지만, 다른 부서는 자료 제출이나 승인 업무가 달라질 때 상세 안내가 필요합니다. 대표는 전체 공유가 필요한 소식과 해당 부서만 처리할 요청을 나누어 전달 범위를 정합니다.
광고 업무와 연결된 공유 대상
공유 대상은 부서 이름보다 광고 업무와의 관계를 기준으로 정합니다. 부서가 별도로 없는 회사에서는 아래 역할을 실제로 맡는 사람에게 전달합니다. 마케팅 담당자는 새 대행사와 함께 일할 사람뿐 아니라 광고 자료를 승인하거나 비용을 처리하는 사람까지 사내 공지의 공유 대상에 포함합니다.
| 사내 공유 대상 | 교체로 달라지는 업무 | 공지에 넣을 확인 요청 |
|---|---|---|
| 대표·마케팅 책임자 | 업무 분담과 승인 대상 | 확정한 범위와 미정 항목의 승인 필요 여부 |
| 광고 실무 담당자 | 자료 전달과 작업 요청 | 기존 요청 중 새 담당 업무에 해당하는 항목 |
| 재무·정산 담당자 | 대행 관련 비용 자료 처리 | 청구 대상과 처리 일정의 변경 여부 |
| 영업·고객 응대 담당자 | 광고 내용과 행사 정보의 공유 | 고객에게 설명할 내용의 변경 여부 |
| 디자인·상품 담당자 | 소재와 상품 자료 준비 | 제출 형식과 승인 업무의 변경 여부 |
교체로 달라지는 일이 없는 부서에는 교체 사실과 업무 유지 여부만 간략하게 전달할 수 있습니다. 반대로 공지에 적힌 부서가 아니더라도 상품 정보나 광고 문구의 승인을 맡고 있다면 상세 공유 대상에 포함합니다. 조직도에 있는 부서를 모두 넣기보다 실제 업무 의존 관계를 따라 수신 대상을 정합니다.
담당자는 각 부서에 요청할 일을 읽는 사람이 바로 처리할 수 있는 문장으로 씁니다. 단순히 협조를 요청하기보다 제출할 자료, 답변할 항목, 회신이 필요한 시점을 명시합니다. 부서가 판단할 권한이 없는 사안은 승인 요청처럼 전달하지 않고 책임자가 결정한 내용을 알립니다.
공지 작성 순서와 준비 자료
사내 공지는 확정 사실을 먼저 모은 뒤 부서별 요청을 연결하는 순서로 작성합니다. 마케팅 담당자는 교체 범위를 정한 내부 결정 내용, 업무 일정, 부서별 자료 제출 항목, 권한 상태를 설명할 수 있는 기록을 준비합니다. 대행사가 전달한 예정 사항은 사내에서 확정한 사실과 별도로 표시합니다.
- 교체 대상과 적용 시점을 정리합니다. 광고 매체나 업무의 일부만 변경되는지 기록하고, 유지되는 업무를 함께 기재합니다.
- 부서별 영향과 요청 사항을 정리합니다. 자료 제출, 승인, 비용 처리 중 실제로 달라지는 일을 담당 부서에 묻고 공지에 반영합니다.
- 권한 변경 상태를 확인합니다. 요청 중인 작업과 완료된 작업을 나누어 현재 상태를 기록합니다.
- 사내 공지를 전달하고 미완료 사항을 보완합니다. 답변이 필요한 부서와 후속 안내 시점을 표시하고, 새로 확정된 내용만 추가합니다.
일정이 촉박하면 모든 항목이 완료될 때까지 교체 사실을 숨길 필요는 없습니다. 확정된 범위는 먼저 알리고 업무 적용에 영향을 줄 수 있는 미정 항목을 함께 표시합니다. 수신자가 예정 내용을 완료 사실로 받아들이지 않도록 항목마다 현재 상태를 기재합니다.
확정 사실과 후속 안내의 배치
공지 본문은 교체 안내와 부서별 요청을 작성한 뒤, 아래 항목으로 빠진 설명이 있는지 점검합니다. 확인한 사실에는 판단 시점을 함께 남기고, 미완료 사항에는 다음에 무엇을 알릴지 씁니다. 표를 채우기 위해 불필요한 업무 변경이나 요청을 만들지 않습니다.
| 공지할 항목 | 확인한 사실 | 미완료 사항과 후속 안내 |
|---|---|---|
| 교체 대상 | 변경되는 매체·업무 범위 | 범위가 미정인 업무와 확정 예정 시점 |
| 적용 시점 | 업무별 적용일과 유지 기간 | 일정 확정 후 다시 안내할 항목 |
| 부서별 변경 업무 | 자료 제출·승인·정산의 변경 내용 | 부서 답변이 필요한 항목과 회신 시점 |
| 계정 권한 상태 | 완료 여부를 판단한 현재 상태 | 승인 등 남은 조건과 다음 안내 내용 |
공지에 자료를 첨부할 때는 모든 부서가 읽어야 할 본문과 담당자만 필요한 세부 자료를 나눕니다. 대표는 업무 변경에 동의해야 하는지, 단순히 내용을 알아야 하는지 수신자의 역할을 명시합니다. 답변을 받지 않아도 되는 안내에 일괄 회신을 요구하면 실제 처리 요청이 가려질 수 있습니다.
후속 공지에는 새로 확정된 항목과 이전 안내에서 달라진 내용을 기재합니다. 기존 공지를 수정했다면 수정한 항목을 수신자가 알 수 있도록 별도로 알립니다. 아직 결론이 나지 않은 내용은 완료로 처리하지 않고 다음 안내 대상에 계속 포함합니다.
교체 결정과 권한 완료의 차이
대행사 교체를 결정했다는 공지만으로 새 담당자의 계정 권한까지 준비됐다고 전달해서는 안 됩니다. 교체 결정은 회사가 정한 업무 방침이고, 권한 완료는 계정에서 필요한 조건이 충족된 상태입니다. 공지 담당자는 두 내용을 별도 항목으로 작성하고 권한 상태에 따라 실제 수행할 수 있는 업무를 설명합니다.
네이버 광고 도움말은 계정 책임자에게 결제·정산과 광고 운영, 멤버 관리 등을 할 수 있는 권한이 있으며, 운영 관리는 캠페인과 소재 관리 등을, 운영 조회는 광고 정보와 성과 조회를 할 수 있다고 안내합니다. 사내 공지에는 멤버가 등록됐다는 사실만 쓰지 말고 부여된 권한 이름을 함께 기재합니다. 조회 권한을 받은 사람에게 소재 관리까지 준비됐다고 알리지 않습니다.
네이버 광고 도움말에 따르면 계정 책임자 권한은 운영관리 권한을 가진 멤버에게 이전할 수 있고, 요청받은 멤버의 승인 후 이전이 완료됩니다. 에이전시 유형의 관리계정은 요청 수락에 더해 내부 검토 절차까지 끝나야 최종 완료됩니다. 해당 조건이 남아 있다면 공지에는 이전 요청 또는 수락 상태를 기재하고 완료라는 표현을 사용하지 않습니다.
상태에 맞는 공지 문장의 선택
권한 변경 내용을 적을 때는 요청한 작업 이름과 현재 결과가 일치해야 합니다. 네이버 광고 도움말은 권한 레벨 수정에 대상 회원의 승인이 필요하다고 안내합니다. 승인 전이라면 수정 요청 상태로 전달하고, 권한이 이미 변경된 것처럼 부서에 작업을 맡기지 않습니다.
네이버 광고 도움말은 회원이 자신의 권한을 삭제하는 권한 탈퇴와 다른 회원의 권한을 삭제하는 권한 해제를 따로 설명하며, 두 작업은 복구할 수 없다고 안내합니다. 공지 담당자는 전 대행사 업무 종료와 해당 회원의 권한 삭제 여부를 같은 문장으로 묶지 않습니다. 계정 상태를 확정하지 못했다면 삭제 완료를 단정하는 대신 현재 확인 중인 항목을 명시합니다.
여러 계정이 관련된 교체에서는 일부 계정의 완료 상태를 전체 계정에 적용하지 않습니다. 담당자는 공지에 포함한 계정별 상태 기록을 근거로 완료 항목을 표시합니다. 권한 종류나 계정 유형이 아직 분명하지 않으면 완료 문구를 작성하기 전에 해당 정보를 확보합니다.
확인 요청과 동의 요청의 혼동
공지의 회신 요청은 정보 오류를 찾기 위한 것인지, 업무 변경에 동의를 받기 위한 것인지 명확해야 합니다. 교체가 이미 결정됐는데 모든 부서에 동의 여부를 묻는 문장을 쓰면 결정 자체가 다시 논의 대상인 것으로 받아들여질 수 있습니다. 담당자는 사실 정정, 준비 가능 여부, 승인 필요 사항을 각각 다른 요청으로 작성합니다.
부서가 답변하지 않았다는 이유만으로 자료 준비가 끝났거나 변경 내용에 동의했다고 기록하지 않습니다. 답변이 필요한 항목은 미응답 상태로 남기고, 책임자가 별도로 결정할 수 있는 항목과 나눕니다. 공지 수신 사실과 요청 처리 완료도 별개의 기록으로 관리합니다.
자주 묻는 질문
대행사 교체 공지를 전사 회의에서만 전달해도 됩니까?
회의에서 설명하더라도 업무에 필요한 내용은 문서로 함께 전달하는 편이 좋습니다. 참석하지 못한 직원이 같은 내용을 읽을 수 있도록 하고, 회의 중 추가된 설명도 문서에 반영합니다. 구두 설명과 문서 내용이 다르면 어느 내용이 최종 안내인지 명시합니다.
사내 공지에 새 대행사의 이름을 반드시 넣어야 합니까?
직원이 받은 자료나 업무 안내의 발신자를 식별해야 한다면 회사 내부 공지에 업체명을 기재할 수 있습니다. 업체명 표기가 아직 확정되지 않았다면 새 대행사라고 표시하고, 확정 후 정식 명칭을 안내합니다. 이름을 알리는 것과 내부 계약 자료를 공개하는 것은 별도로 판단합니다.
교체 공지에 계약 금액과 계약서를 첨부해야 합니까?
모든 수신자에게 계약 금액과 계약서 전체가 필요한 것은 아닙니다. 비용 처리나 계약 관리에 필요한 담당자에게 관련 자료를 전달하고, 일반 공지에는 업무 변경에 필요한 정보만 기재합니다. 공유 범위는 회사의 내부 자료 관리 기준에 따라 정합니다.
새로 입사한 직원에게도 이전 교체 공지를 보내야 합니까?
해당 직원이 광고 관련 업무를 맡는다면 현재 유효한 업무 안내를 전달하는 것이 좋습니다. 과거 공지를 그대로 전달하기보다 이후 변경 사항이 반영된 문서를 선택합니다. 이전 과정의 설명이 필요한 경우에만 과거 공지를 참고 자료로 추가합니다.
사내 공지가 외부로 전달됐을 때는 어떻게 대응합니까?
먼저 외부에 전달된 내용과 수신 범위를 파악하고, 계약 정보나 개인 정보가 포함됐는지 사내 책임자에게 알립니다. 공지를 삭제하거나 회수할 수 있다고 단정하지 말고 실제 가능한 조치를 정합니다. 외부 설명이 필요하면 사내 업무 요청이 담긴 문서를 재사용하지 않고 공개 가능한 사실만 별도로 작성합니다.