제안 접수 전에 정할 진행 방식
경쟁 입찰로 대행사를 정할 때는 참가사에 같은 업무 조건과 선정 방식을 먼저 전달하고, 동일한 제출·질의 조건으로 제안을 받는 흐름을 마련하는 것이 좋습니다. 제안을 받은 뒤에는 선정 이유와 최종 합의 내용을 기록해야 합니다. 이는 민간 가게와 회사가 광고대행사를 선정할 때 적용할 수 있는 운영 방법이며, 정해진 공식 입찰 절차를 뜻하지 않습니다.
대표와 광고 담당자는 참가사를 부르기 전에 무엇을 결정할 수 있고 무엇은 추가 승인이 필요한지 합의합니다. 요청 업무가 내부에서 확정되지 않았다면 반드시 맡길 업무와 참가사의 의견을 받을 업무를 따로 기재합니다. 선정 방식에는 누가 최종 결정을 내리는지, 어떤 자료를 근거로 결정하는지, 조건이 충족되지 않으면 선정을 보류할 수 있는지를 담습니다.
| 진행 단계 | 광고주가 미리 정할 내용 | 참가사에 공통으로 전달할 내용 |
|---|---|---|
| 접수 준비 | 요청 업무와 내부 승인 범위 | 공통 업무 조건과 선정 방식 |
| 제안 접수 | 접수 담당자와 제출 기준 | 제출 기한과 자료 형식 |
| 질의 처리 | 답변 책임자와 변경 승인 방식 | 질의 경로와 공통 답변 |
| 선정과 합의 | 선정 이유를 남길 기록 방식 | 결과 통지와 최종 협의 절차 |
입찰을 진행할 준비가 됐는지는 참가사가 추가 설명 없이 요청 범위를 이해할 수 있는지로 판단합니다. 담당자가 말로 보충해야 하는 조건이 많다면 접수 전에 안내 내용을 보완합니다. 참가사마다 다른 설명을 한 상태에서 제안을 받으면, 제안 내용의 차이가 역량 때문인지 전달받은 조건 때문인지 가리기 어렵습니다.
광고비와 보고 조건의 공통 요구
공통 업무 조건에는 비용을 어떤 항목으로 청구하고 집행 결과를 어떻게 전달할지도 포함합니다. 광고 담당자는 광고비, 관리 수수료, 별도 작업 비용을 각각 설명하도록 요청합니다. 아직 확정할 수 없는 비용은 발생 조건과 승인 방법을 제안에 기재하도록 안내합니다.
구글 서드 파티 파트너 정책은 광고비를 고객에게 알릴 때 파트너 수수료를 제외한 구글의 실제 청구 금액을 전달하도록 요구합니다. 별도 관리 수수료는 신규 거래가 성사되기 전에 서면으로 알리고 청구서에도 표시하도록 설명합니다. 광고주는 구글 광고를 맡길 참가사에 비용 명세를 요청하고, 다른 매체의 대행 조건도 비용 항목을 알아볼 수 있는 형태로 제안받습니다.
구글 정책은 관련 약관에서 월별 실적 보고를 요구하는 경우 계정 수준의 비용, 클릭수, 노출수를 보고에 포함하도록 설명합니다. 보고 자료는 광고주가 쉽게 접근할 수 있도록 공유하거나 계정에서 직접 열람할 수 있게 허용할 수 있습니다. 입찰 담당자는 맡길 업무에 맞게 보고 대상, 전달 주기, 열람 방법을 공통 요구사항으로 정하고, 참가사가 수락하는 내용과 추가 협의가 필요한 내용을 표시하도록 요청합니다.
접수부터 최종 합의까지의 실행 순서
광고 담당자는 안내 문서, 질의 답변 기록, 접수 자료, 선정 기록을 각각 준비합니다. 대표는 안내를 발송하기 전에 앞에서 정한 기준을 승인하고, 담당자는 이후 변경 내용을 기록합니다. 자료마다 적용 시점을 기재하면 이전 조건으로 작성한 제안이 섞였을 때 처리 근거를 찾을 수 있습니다.
- 공통 조건을 확정합니다. 담당자는 요청 업무와 제출 기준을 문서로 정리하고 참가사에 같은 내용을 전달합니다.
- 제안과 질문을 접수합니다. 담당자는 접수 여부를 알리고, 누락 자료를 보완받을 수 있는 범위도 안내한 조건에 따라 처리합니다.
- 공통 답변을 배포합니다. 업무 범위나 비용 산정에 영향을 주는 답변은 참가사 모두에게 전달하고 적용할 제출 조건을 명시합니다.
- 선정 이유를 기록합니다. 결정권자는 채택한 제안 내용과 남은 협의 사항을 기재하고, 담당자는 최종 문서에 반영됐는지 대조합니다.
참가사의 질문에 답할 때는 내부에서 승인하지 않은 약속을 하지 않습니다. 결정이 필요한 질문은 담당자가 답변 예정임을 알리고, 권한이 있는 사람이 내용을 확정한 뒤 전달합니다. 접수 중 업무 범위가 크게 변경되면 기존 기한을 그대로 적용할 수 있는지도 함께 판단합니다.
결제 전 확보할 문서와 설명
선정 통지를 했더라도 미합의 조건이 남아 있으면 담당자는 계약 협의를 계속해야 합니다. 공정거래위원회의 온라인 광고대행 피해주의보는 소상공인 광고주가 결제 전에 정확한 업체정보와 위약금 등 계약사항을 확인하도록 안내합니다. 대표나 계약 담당자는 선정 당시 설명과 최종 계약 문서를 대조하고, 서로 다른 내용은 결제 전에 정리합니다.
| 최종 확인 항목 | 요청할 문서나 설명 | 선정안과 달라진 내용 |
|---|---|---|
| 계약 상대와 결제 정보 | 정확한 업체정보와 청구 주체 설명 | 참가사와 계약 상대의 차이 |
| 비용과 업무 범위 | 비용 명세와 최종 업무 목록 | 추가 비용 또는 제외 업무 |
| 보고와 자료 접근 | 보고 조건과 전달 방법 | 보고 대상 또는 열람 방식의 변경 |
| 해지와 정산 | 해지 조건과 위약금 설명 | 제안에 없던 공제 조건 |
표의 변경 내용에는 담당자가 수락했는지와 누가 승인했는지도 함께 기록합니다. 설명을 받았지만 합의하지 않은 항목은 확정 조건으로 취급하지 않습니다. 협의가 끝나면 최종 문서의 날짜와 적용할 내용을 명시하고, 계약 상대에게 같은 문서를 전달해 합의 여부를 남깁니다.
개별 질의와 공통 조건 변경의 경계
질의 답변은 질문한 회사에만 필요한 설명인지, 모든 참가사의 제안에 영향을 주는 조건인지에 따라 전달 범위를 정합니다. 파일이 정상적으로 접수됐는지에 대한 답변은 해당 참가사에 전달할 수 있습니다. 요청 업무의 해석이나 제출 기한을 변경하는 답변은 공통 조건에 영향을 주므로 전체 참가사에 같은 내용으로 안내합니다.
참가사의 고유한 작업 방식이나 제안 내용이 질문에 포함됐다면 이를 그대로 공통 답변에 옮기지 않습니다. 담당자는 다른 참가사도 알아야 할 요청 조건만 추려서 설명하고, 질문한 회사의 자료가 드러나는 표현은 삭제합니다. 공개할 내용과 보호할 내용을 가리기 어렵다면 질문의 취지를 다시 묻고 답변 문구를 정리합니다.
전화나 대면 협의에서 새 조건을 전달했다면 담당자는 협의 후 문서로 남깁니다. 공통 조건에 해당하는 내용은 같은 안내 경로로 배포하고, 각 참가사에 제안 수정이 필요한지도 알립니다. 특정 참가사가 먼저 질문했다는 이유만으로 그 회사에만 수정 기회를 주지 않도록 처리합니다.
선정 이유와 협의 결과의 기록 분리
선정 기록에는 채택한 제안의 어떤 내용이 요청 업무에 적합했는지를 기재합니다. 계약 협의 기록에는 선정 이후 새로 합의하거나 변경한 내용을 담습니다. 선정 당시 결정 근거를 최종 협의 내용으로 덮어쓰지 않아야 나중에 계약 조건이 달라진 이유를 설명할 수 있습니다.
채택하지 않은 제안의 단점을 모두 나열할 필요는 없습니다. 결정권자는 선택한 제안이 충족한 요청 조건과 결정에 영향을 준 제한사항을 남깁니다. 최종 협의에서 중요한 업무가 빠지거나 비용 부담이 달라지면, 기존 선정 이유가 여전히 성립하는지 판단하고 재승인 여부를 결정합니다.
일부 업무만 채택할 때의 재협의
제안의 일부만 채택할 때는 해당 업무를 독립적으로 맡길 수 있는지 먼저 묻습니다. 참가사가 여러 업무를 함께 수행하는 조건으로 인력이나 비용을 제시했다면, 광고주가 필요한 항목만 선택해도 같은 조건이 유지된다고 단정할 수 없습니다. 담당자는 축소한 범위에 대한 수정 제안을 받아 담당 인력과 납품 내용을 정리합니다.
다른 참가사의 제안에서 마음에 드는 내용을 가져와 선정사에 추가로 요구하는 방식도 피합니다. 추가 업무가 필요하면 광고주가 필요한 결과물과 사용 목적을 직접 설명하고 수행 가능 여부를 협의합니다. 기존 제안에 포함된 업무인지 새로 협의할 업무인지를 문서에 명시합니다.
자주 묻는 질문
참가사가 중도에 입찰 참여를 철회하면 어떻게 처리합니까?
담당자는 철회 의사와 해당 회사의 제안이 더 이상 선정 대상이 아니라는 사실을 기록합니다. 철회 사유를 다른 참가사에 자세히 공개할 필요는 없습니다. 남은 제안으로 요청 업무를 충족할 수 있는지 판단하고, 어렵다면 추가 모집이나 진행 종료를 결정합니다.
기존 거래 대행사도 경쟁 입찰에 참여할 수 있습니까?
광고주가 참여를 허용할 수 있지만 기존 거래를 계속한다는 전제를 두고 진행하지 않는 것이 좋습니다. 기존 대행사만 알고 있는 업무 정보가 제안에 필요하다면 다른 참가사에도 설명할 수 있는 자료로 정리합니다. 거래 중 취득한 민감한 정보까지 공개할 필요는 없으므로 공개 범위를 내부에서 승인합니다.
제출 기한이 지난 뒤 도착한 제안도 받을 수 있습니까?
기한 이후 자료를 어떻게 처리할지는 접수 전에 정하는 것이 좋습니다. 사전 기준이 없다면 특정 회사의 제안 내용이 마음에 든다는 이유로 예외를 허용하지 않습니다. 접수 경로의 문제 등 운영 사정이 있었다면 그 사실을 기록하고, 다른 참가사에도 영향을 주는 조치인지 판단합니다.
입찰에 들인 제안 준비 비용을 지급해야 합니까?
민간 경쟁 입찰의 준비 비용은 지급 여부와 지급 대상을 사전에 협의하는 방식으로 정할 수 있습니다. 상세 제작물이나 별도 작업을 요구한다면 참가사가 부담할 범위를 접수 전에 설명합니다. 참가사가 비용을 요청하면 작업을 시작하기 전에 지급 조건을 합의하고, 나중에 일방적으로 조건을 변경하지 않습니다.
선정하지 않은 참가사에는 어떤 내용을 통지합니까?
담당자는 선정 여부와 해당 입찰의 협의 대상이 아니라는 사실을 명확히 전달합니다. 요청이 있을 때 설명할 수 있는 범위도 내부에서 정해 두는 것이 좋습니다. 다른 참가사의 비공개 제안이나 계약 조건을 전달하지 않고, 제출 자료의 반환 또는 보관에 관한 안내가 있었다면 그 내용에 따라 처리합니다.