계약 종료 후 자료 반환 조항 쓰는 법

별첨 목록으로 정하는 반환 대상

‘계약 종료 후 모든 자료를 반환한다’는 문장만으로는 광고주가 받을 자료와 대행사가 준비할 자료를 특정하기 어렵습니다. 광고주는 다음 운영에 필요한 자료를 목록으로 제시하고, 대행사는 보관 중인 파일과 계정에서 추출할 정보를 나누어 제공 가능 범위를 답하도록 합니다. 양측이 합의한 목록은 계약서의 별첨으로 연결하고, 본문에는 그 별첨을 반환 대상의 기준으로 사용한다고 기재합니다.

표의 자료를 모든 계약에 일괄 포함할 필요는 없습니다. 계약 담당자는 실제 업무에서 생성한 자료와 별도 합의가 필요한 자료를 가리고, 파일명만으로 뜻이 불분명한 항목에는 포함 내용을 짧게 설명합니다. ‘소재 일체’처럼 넓은 표현을 사용할 때도 열람용 파일과 편집용 파일 중 무엇을 전달하는지 명시합니다.

광고 정보의 제공 범위와 제외 항목

반환 조건을 합의하는 순서

반환 조건은 대상 자료의 제공 가능 범위를 먼저 정한 뒤 전달 조건과 예외를 협의하는 순서로 작성합니다. 준비 가능 여부가 정해지기 전에 기한부터 약속하면, 추가 가공이 필요한 자료까지 같은 일정에 포함될 수 있습니다. 계약 담당자는 자료 목록 초안과 기존 납품 내역, 수령할 부서의 파일 이용 조건을 준비합니다.

1. 광고주가 요청 목록을 보내고, 대행사는 각 항목의 보관 여부와 추출 가능 범위, 별도 작업 필요 여부를 기재합니다.
2. 양측이 파일 형식과 전달 수단, 합의 기한, 송신·수령 담당자를 정하고 제공 불가 항목의 사유를 기록합니다.
3. 광고주가 수령 결과를 알릴 방법과 기한을 정하고, 미전달 항목의 재전달 또는 처리 협의 방식을 문장에 포함합니다.

자료가 존재하지 않는 경우와 준비 작업이 끝나지 않은 경우는 같은 사유로 처리하지 않습니다. 네이버는 광고 정보 생성 결과가 ‘데이터 없음’이면 다운로드 링크를 제공하지 않는다고 안내합니다. 대행사는 이 상태를 단순한 전달 지연과 따로 기록하고, 광고주는 해당 항목의 종료 처리에 필요한 설명을 요청합니다.

합의 내용을 연결하는 조항 문장

조항은 의무를 수행할 주체와 대상, 방법, 기한을 한 문장에 연결하면 읽기 쉽습니다. 문장 틀은 ‘대행사는 별첨 반환 목록에 기재된 자료를 합의한 파일 형식과 전달 수단으로, 정해진 기한까지 광고주 측 수령 담당자에게 전달합니다’로 작성할 수 있습니다. 별첨에는 실제 합의 내용을 채우고, 비어 있는 항목은 계약 확정 전에 정합니다.

수령 절차는 ‘광고주는 합의한 기한까지 수령 결과를 회신하며, 전달되지 않은 항목은 대행사가 사유와 후속 처리안을 서면으로 알립니다’처럼 이어 작성합니다. 재전달이 가능한 항목에는 다시 전달할 일정과 담당자를 연결하고, 제공할 수 없는 항목에는 양측이 합의할 처리 방법을 기재합니다. 별첨 내용이 수정되면 어느 목록을 최종 합의본으로 사용할지도 함께 명시합니다.

반환 기한이 항목마다 다르면 단일 날짜로 묶기보다 자료별 일정을 별첨에 기재합니다. 계약 담당자는 먼저 전달할 자료와 후속 작업이 필요한 자료를 나누고, 일부 전달을 전체 완료로 처리하는지 여부도 정합니다. 합의된 일정은 종료일과 함께 읽어도 혼동이 없도록 날짜 기준을 명확히 표현합니다.

파일 전달과 권한 이전의 완료 조건

파일 전달 완료는 송신자가 전송한 사실과 수령자가 파일을 받은 결과를 연결해 판단하도록 설계합니다. 전달 내역에는 자료 항목, 파일명, 전달일, 수령 담당자를 기재하고, 수령 회신에는 정상적으로 열 수 있는지와 미전달 항목이 있는지를 남기도록 합니다. 파일의 열람 가능 여부와 자료 내용에 대한 승인 여부를 같은 뜻으로 사용하지 않도록 회신의 범위도 정합니다.

네이버는 계정 책임자 권한을 운영관리 권한을 가진 멤버에게 이전할 수 있으며, 요청받은 멤버의 승인이 있어야 이전이 완료된다고 설명합니다. 에이전시 유형의 관리계정은 수락 이후 내부 검토 절차까지 마쳐야 최종 완료됩니다. 권한 이전 조항에는 요청을 보낸 상태를 완료로 기재하지 않고, 해당 계정에 적용되는 완료 상태를 기준으로 정합니다.

양측은 파일 전달 기록과 권한 이전 기록을 서로 다른 항목으로 관리합니다. 파일을 모두 받았어도 권한 이전이 진행 중일 수 있으므로, 종료 처리 문서에는 각 항목의 완료 여부를 따로 기재합니다. 이 문서에서 권한 이전이 끝났다고 기록하는 것과 자료 반환 목록이 충족됐다고 기록하는 것을 하나의 승인 문장으로 묶지 않습니다.

미전달 항목의 후속 처리 문장

미전달 항목은 사유를 알리는 것으로 끝내지 말고 다음 행동까지 합의합니다. 대행사는 항목별로 준비 지연, 자료 부재, 추출 범위 제한 등 해당 사유를 설명하고, 재전달 가능한 자료에는 후속 일정을 제시합니다. 광고주는 대체 자료를 받을지, 요청 범위를 조정할지, 협의를 계속할지 회신하도록 정합니다.

대체 자료는 원래 요청과 무엇이 다른지 설명한 뒤 수락 여부를 기록합니다. 요약 문서를 전달했다는 이유만으로 추출 파일 전달까지 끝났다고 처리하지 않도록, 대체에 동의한 항목을 명시합니다. 미전달 항목의 처리가 확정되면 최종 반환 목록에 그 결과를 반영하고, 아직 합의되지 않은 항목은 완료 항목과 따로 기록합니다.

전달 이후 정정 요청의 처리 범위

자료를 전달한 뒤 발견한 파일 오류의 정정과 새로운 가공 요청은 서로 다른 작업으로 다룹니다. 합의한 파일이 열리지 않거나 전달 과정에서 손상된 경우에는 정정 요청을 받을 담당자와 접수 방법을 정합니다. 이미 받은 자료를 다른 형식으로 다시 구성하거나 설명을 추가해 달라는 요청은 기존 반환 범위에 포함되는지 먼저 판단합니다.

계약 담당자는 반환 완료 후에도 요청할 수 있는 정정의 범위와 접수 기한을 별도로 협의합니다. 대행사가 파일을 다시 전달할 때는 수정 이유와 변경된 파일명을 알리도록 합니다. 광고주 측 담당자는 이전 파일과 정정본이 함께 사용되지 않도록 교체 사실을 내부 수령자에게 전달합니다.

이어서 읽을 주제

병원 검색광고 입찰은 계약 종료 자료를 받은 뒤 다음 운영에서 어떤 입찰 정보를 사용할지 판단하려는 독자가 이어 읽을 주제입니다. 자료 반환 합의와 별개로 입찰 설정의 판단 기준을 이해할 필요가 있을 때 연결해 읽을 수 있습니다.