공공기관 홍보 광고 발주 절차

기관 발주와 매체 이용의 판단 기준

광고 계정을 만들거나 소재를 등록하는 방법만으로 기관이 어떤 방식으로 광고를 발주할지 결정할 수는 없습니다. 홍보 담당자는 해당 사업에 적용되는 기관의 공식 안내를 확보하고, 발주 담당자에게 적용 여부와 추가로 필요한 문서를 물어야 합니다. 대행사가 설명하는 매체 이용 방법은 집행 준비 자료로 사용하고, 기관의 발주 근거로 인용하지 않습니다.

구글의 파트너 정책, 네이버의 계정 권한 안내, 당근의 심사 가이드는 광고 운영을 준비하는 데 참고할 수 있습니다. 이들 문서만으로 공공기관의 광고 의뢰 경로, 입찰·계약 방식, 제출 서류나 처리 기간을 확정할 수는 없습니다. 발주 담당자가 판단할 항목과 광고 운영 담당자가 준비할 항목을 문서에서 나누어 관리합니다.

표의 문서 이름은 기관마다 같다고 전제하지 않습니다. 발주 담당자가 실제로 지정한 이름과 해당 항목을 기재하고, 답변을 받지 못한 내용은 미확정으로 표시합니다. 다른 기관의 발주 자료를 참고하더라도 현재 사업에 그대로 적용할 수 있다고 판단하지 않습니다.

발주 판단에 사용할 답변의 범위

홍보 담당자는 질문을 보낼 때 사업 목적, 알리려는 내용, 예정한 광고 매체와 희망 일정을 함께 정리합니다. 매체를 아직 정하지 않았다면 후보라고 표시하고, 확정된 조건처럼 전달하지 않습니다. 발주 담당자는 이 내용을 바탕으로 어떤 공식 안내를 적용해야 하는지 답변할 수 있습니다.

구두 설명을 받은 경우에는 적용 문서와 안내 내용을 함께 기록하고, 문서와 설명이 서로 다르면 발주 담당자에게 해석을 요청합니다. 대행사가 특정 계약 방식이 가능하다고 설명해도 기관의 판단을 대신할 수는 없습니다. 안내에 없는 단계는 임의로 추가하지 말고, 해당 사업에서 필요한지 기관에 질문합니다.

발주 담당자에게 묻는 순서와 준비 자료

홍보 담당자는 공식 안내를 확보한 다음 절차와 제출 서류를 정리하고, 광고 운영 담당자는 그 결과에 맞춰 집행 자료를 준비합니다. 기관 내부에서 답해야 할 질문을 대행사에 넘기거나, 매체 심사 자료만 모은 상태를 발주 준비 완료로 처리하지 않습니다.

1. 기관의 공식 발주 안내를 확보합니다. 사업 설명과 예정 매체를 첨부해 해당 안내가 이번 홍보 광고에 적용되는지 발주 담당자에게 묻습니다.
2. 계약 방식, 진행 단계, 제출 서류와 제출 주체를 질문합니다. 답변과 함께 근거 문서의 해당 항목을 기록하고, 결정되지 않은 사항은 별도 목록으로 관리합니다.
3. 광고 운영 담당자가 비용 표시, 계정 권한, 매체 심사 자료를 준비합니다. 대행사에는 각 항목을 어떤 자료로 전달할지 요청하고, 기관이 받아야 할 자료의 수신자를 정합니다.
4. 발주 자료와 집행 준비 자료를 각각 정리합니다. 담당자는 빠진 자료의 제출 예정일을 기록하고, 일정에 영향을 주는 미확정 사항을 발주 담당자에게 전달합니다.

담당자가 준비할 자료에는 홍보 내용의 초안, 연결할 안내 화면, 광고에 사용할 기관 정보가 포함될 수 있습니다. 이는 집행 준비를 위한 실무 자료이며, 기관이 요구하는 제출 서류 목록을 대신하지 않습니다. 공식 발주 안내에서 요구한 문서와 운영 편의를 위해 준비한 자료는 목록에서도 따로 표시합니다.

매체별 집행 준비와 요청 자료

기관의 광고 운영 담당자는 매체별로 자료를 받을 담당자와 전달 형식을 정합니다. 이메일 안내, 계정 권한 내역, 소재 파일처럼 형태가 다른 자료를 하나의 완료 표시로 묶지 않습니다. 자료를 받았다는 기록과 실제 내용을 대조한 기록도 따로 남깁니다.

대행사에 자료를 요청할 때에는 기관 내부 결재 문서 전체를 보낼 필요가 있는지 먼저 판단합니다. 광고 등록과 운영에 필요한 내용만 추려 전달하고, 내부 문서를 그대로 전달해야 할 사유가 있다면 기관의 자료 취급 기준을 따릅니다. 제출 자료의 명칭이 비슷하더라도 발주용인지 매체 등록용인지 수신 목적을 명시합니다.

비용 안내와 계정 권한의 점검 기록

구글은 서드 파티 파트너가 광고비 외에 관리 수수료를 청구한다면 신규 거래가 성사되기 전에 고객에게 서면으로 알리고, 청구서에도 표시하도록 요구합니다. 기관 담당자는 수수료 안내를 받은 날짜와 문서명을 기록하고, 청구서에서 그 항목을 식별할 수 있는지 대조합니다. 총액만 적힌 안내로는 매체 광고비와 관리 수수료가 각각 무엇인지 판단하기 어렵습니다.

구글은 고객에게 광고 비용을 공유할 때 파트너 수수료를 제외한 구글의 실제 청구 금액을 전달하도록 요구합니다. 기관이 비용 자료를 받는다면 매체 청구 금액과 대행사 청구 항목을 연결해 기록합니다. 이 표시 요건을 충족했다는 사실만으로 기관의 지출 증빙 요건까지 충족했다고 결론 내리지 않습니다.

네이버 안내에서 운영 조회는 집행 광고 정보와 성과를 조회하는 권한이며, 운영 관리는 소재와 캠페인 관리 및 멤버 관리 등 광고 운영 권한을 포함합니다. 계정 책임자는 결제·정산을 포함한 계정 전반을 관리하며 한 사람에게 부여됩니다. 기관은 담당자의 실제 업무를 정한 뒤 필요한 권한을 요청하고, 초대 완료 여부와 부여된 권한을 기록합니다.

당근 심사 자료와 수정 이력의 관리

당근은 광고주의 업종, 사이트, 이미지·문구·연결화면 등 광고 소재의 적합성과 정보 일치 여부를 심사합니다. 소재 사이의 관련성, 정상 작동 여부와 업종별 서류도 심사 대상에 포함됩니다. 기관 담당자는 등록할 기관 정보와 홍보 내용을 대조하고, 연결화면의 안내가 광고 문구와 연결되는지 점검합니다.

당근은 최초 등록뿐 아니라 소재나 외부 연결화면을 수정한 경우와 모니터링 과정에서도 심사하며, 승인 이후 재심사가 진행될 수 있다고 안내합니다. 담당자는 소재 파일과 연결화면의 수정 날짜를 함께 기록하고, 수정한 자료를 운영 담당자에게 전달합니다. 처음 승인받은 파일만 보관하고 현재 집행 자료의 변경 이력을 누락하지 않습니다.

완료 표시의 대상과 증빙 이름

준비 목록에 ‘완료’만 기재하면 무엇이 끝났는지 다음 담당자가 판단하기 어렵습니다. 공식 안내 확보, 발주 담당자의 답변 수령, 계정 초대 수락, 소재 제출처럼 끝난 작업의 이름을 기록하고 관련 문서를 연결합니다. 자료를 보냈지만 답변을 받지 못한 상태는 제출 완료와 답변 대기로 나누어 표시합니다.

발주 준비 현황을 공유하는 실무 기록에는 기관이 공식적으로 지정하지 않은 완료 판정 기준을 임의로 추가하지 않습니다. 담당자는 직접 수행한 작업과 기관이 결정한 사항을 각각 기재하고, 결정 권한이 없는 항목을 승인된 상태처럼 표현하지 않습니다. 기록의 날짜와 자료 이름이 서로 맞지 않으면 최신 자료를 담당자에게 요청합니다.

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