만료일과 갱신 결정일의 차이
광고대행 갱신 여부는 만료일만 기준으로 정하지 않고, 계약서에서 확인한 갱신 관련 의사표시 기한과 다음 결제 시점에 앞서 결정합니다. 담당자는 자료 검토와 내부 결정을 마칠 시간을 고려해 갱신 여부를 결정할 날을 정합니다.
만료일은 현재 계약의 기간을 나타내지만, 회사가 갱신 여부를 확정해야 하는 날과 같다고 단정할 수 없습니다. 계약에 별도의 의사표시 기한이 있다면 만료일에 맞춘 회의 일정으로는 회사의 결정이 늦어질 수 있습니다. 담당자는 달력에 만료일만 표시하지 말고 갱신 조건에 따라 일정에 영향을 주는 날짜를 함께 기재합니다.
일정 설계에서는 대행사의 성과가 좋은지 판단하기보다, 판단에 필요한 자료를 언제 받고 누가 언제 승인할지 정합니다. 갱신 여부를 결정하는 회의와 그 결정을 이후 업무에 반영하는 시간도 따로 확보합니다. 회의가 끝나는 시각을 계약상 기한과 같게 정하면 승인 지연이나 추가 질문을 처리할 여유가 부족해질 수 있습니다.
| 일정 기준 | 날짜를 확인할 문서 | 결정일에 반영할 사항 |
|---|---|---|
| 계약 만료일 | 계약서의 계약 기간 | 현재 계약이 끝나는 시점 표시 |
| 갱신 조건 | 계약서와 갱신 관련 합의 문서 | 별도 의사결정이 필요한 조건 정리 |
| 의사표시 기한 | 갱신 관련 조항과 변경 합의 문서 | 내부 결정 이후 처리할 시간 확보 |
| 다음 결제 예정일 | 청구 안내와 회사의 결제 일정 | 결제 처리 전에 결정이 필요한지 판단 |
표에 기재할 날짜는 담당자의 기억이나 이전 계약의 일정으로 채우지 않습니다. 현재 계약에 적용되는 문서에서 날짜와 조건을 추려 기재하고, 문서마다 내용이 다르면 확정되지 않은 항목으로 표시합니다. 날짜가 불명확한 상태에서는 임시 결정일을 정하되, 해당 항목을 해소할 담당자와 완료 예정일도 함께 정합니다.
다음 결제와 내부 결정의 선후 관계
다음 결제 예정일은 계약상 의사표시 기한을 대신하는 날짜가 아닙니다. 갱신 관련 일정과 비용 처리 일정이 서로 다른지 가리고, 회사가 결제를 준비하는 시점까지 반영해 결정일을 정합니다. 청구일과 실제 결제 처리일이 다르면 재무 담당자에게 회사 내부의 처리 일정을 요청합니다.
공정거래위원회는 온라인 광고대행 관련 피해주의보에서 비용을 결제하기 전에 대행사의 정확한 업체정보와 계약사항을 확인하도록 안내합니다. 갱신을 준비하는 회사는 결제 승인 요청이 언제 시작되는지 파악하고, 그때 갱신 여부가 미정이면 어떤 업무가 보류되는지 정리할 수 있습니다. 이는 회사의 일정 설계이며, 결제일만으로 계약의 갱신 여부나 효력이 정해진다는 뜻은 아닙니다.
계약 일정에서 거슬러 정하는 준비 순서
담당자는 계약상 기한과 결제 예정일을 먼저 정리한 뒤 자료 수령과 내부 승인 일정을 배치합니다. 회의 날짜부터 예약하면 필요한 자료가 도착하기 전에 결론을 요구하거나, 승인권자가 참석할 수 없는 날을 결정일로 정할 수 있습니다. 각 단계의 완료 조건을 정한 뒤 달력에 순서대로 반영합니다.
- 계약 담당자는 현재 계약서와 변경 합의 문서에서 만료일, 갱신 조건, 의사표시 기한을 추립니다. 재무 담당자는 다음 결제 예정일과 결제 승인 요청일을 전달합니다.
- 광고 담당자는 필요한 성과 자료의 대상 기간과 수령 예정일을 대행사와 협의합니다. 내부 승인 담당자에게 자료 검토와 결재에 필요한 시간을 요청합니다.
- 광고 담당자는 앞에서 정한 기준에 따라 결정일을 제시합니다. 승인권자는 참석 가능 여부와 결재 순서를 조정한 뒤 회사의 결정일을 확정합니다.
준비 자료에는 계약서 외에도 최신 청구 안내, 보고 일정, 내부 결재 절차를 포함합니다. 대행사에 요청할 자료 목록과 회사 안에서 승인받을 문서는 따로 정리합니다. 자료를 받는 사람이 승인까지 담당한다고 가정하지 말고, 각 단계의 책임자를 이름이나 직책으로 기재합니다.
| 결정 전 단계 | 담당자 | 완료 예정일 | 지연 시 조정할 일정 |
|---|---|---|---|
| 계약·결제 일정 정리 | 계약·재무 담당자 | 문서 대조를 마칠 날 | 자료 요청 시작일 |
| 성과 자료 수령 | 광고 담당자와 대행사 | 자료 전달을 협의한 날 | 질문 전달과 답변 수령일 |
| 내부 검토 완료 | 광고 담당자와 관련 부서 | 승인 자료를 제출할 날 | 회의와 결재 상신일 |
| 갱신 여부 승인 | 회사 승인권자 | 확정한 결정일 | 대체 승인 일정 |
완료 예정일 칸에는 회사가 실제로 협의한 날짜를 기재합니다. 대행사의 전달 예정일과 회사가 희망하는 수령일이 다르면 합의된 일정과 미확정 요청을 따로 표시합니다. 일정표를 공유할 때는 각 담당자가 자신의 완료 예정일을 수락했는지도 기록합니다.
보고 자료의 준비 시간 반영
네이버 검색광고 도움말은 캠페인 목록에서 현재 조회한 결과를 파일로 내려받을 수 있다고 설명합니다. 광고 담당자는 대행사에 자료를 요청할 때 대상 캠페인, 조회 기간, 필요한 항목을 함께 전달합니다. 요청 내용이 뒤늦게 추가되면 자료를 다시 준비해야 할 수 있으므로 수령 일정 협의 전에 범위를 정리합니다.
자료 수령일과 내부 검토 완료일 사이에는 질문을 정리하고 답변을 받을 시간도 배치합니다. 승인권자가 결재 전에 별도 설명을 요구하는 회사라면 설명 자료를 제출할 날을 추가합니다. 이 시간은 매체 기능이 정해 주는 기간이 아니므로 회사의 업무량과 승인 절차에 따라 정합니다.
자료 지연과 결정일 변경의 분리
성과 자료가 늦어진다고 결정일을 같은 폭으로 미루면 계약상 일정과 충돌할 수 있습니다. 담당자는 지연된 자료의 도착 예정일을 받은 뒤, 남은 검토와 승인 작업을 기존 결정일까지 마칠 수 있는지 계산합니다. 결정일 변경이 필요하다면 변경안을 승인권자에게 전달하고 관련 부서의 일정을 함께 조정합니다.
지연 사유에 따라 조정할 작업도 달라집니다. 일부 항목만 늦는 경우에는 먼저 받은 자료로 가능한 작업을 진행하고, 빠진 항목에 관한 질문을 따로 정리합니다. 자료 전체가 미정이면 전달 가능일을 다시 협의하면서 내부 회의의 목적을 최종 결정에서 준비 상태 정리로 변경할지 판단합니다.
일정 조정은 필요한 자료를 생략한다는 뜻이 아닙니다. 승인권자는 미수령 항목이 남은 상태에서 어떤 결정이 가능한지 정하고, 담당자는 아직 결론을 내릴 수 없는 이유를 기록합니다. 기한이 임박했다면 담당자가 임의로 갱신을 전제하지 말고, 결정 지연 사실과 현재 가능한 선택을 승인권자에게 보고합니다.
일정 변경 때 남길 기록
일정 기록에는 최초 예정일, 변경한 예정일, 변경 사유, 동의한 담당자를 함께 기재합니다. 날짜만 덮어쓰면 지연이 자료 수령 단계에서 발생했는지 내부 승인 단계에서 발생했는지 알기 어렵습니다. 담당자는 변경된 일정이 다음 작업에 미치는 영향을 짧게 추가합니다.
결정 회의가 열렸더라도 승인권자의 추가 요청이 남아 있다면 승인 완료로 기록하지 않습니다. 회의 개최, 추가 자료 제출, 최종 승인을 서로 다른 상태로 표시하고 남은 작업의 책임자를 기재합니다. 최종 결정이 내려진 뒤에는 결정한 날짜와 적용 대상 계약을 남겨 여러 계약의 일정이 섞이지 않도록 합니다.
정기 보고 마감과 결정 자료의 시점
정기 보고서의 발행일을 그대로 갱신 검토의 시작일로 정하면 회사의 결정 일정과 맞지 않을 수 있습니다. 광고 담당자는 보고서가 다루는 기간과 자료가 전달되는 시점을 따로 기재하고, 결정 전에 받을 수 있는 자료가 무엇인지 대행사와 협의합니다. 아직 마감되지 않은 기간의 자료를 받는다면 해당 자료의 작성 시점도 함께 요청합니다.
자료를 일찍 받았다는 이유만으로 이후 보고서와 같은 범위라고 취급하지 않습니다. 내부 승인 자료에는 집계가 끝난 내용과 이후 갱신될 내용을 따로 표시합니다. 승인권자가 최신 자료를 요구할 가능성이 있다면 추가 자료를 제출할 날을 미리 협의하고, 기존 자료를 언제 작성한 자료로 대체했는지도 기록합니다.
자주 묻는 질문
의사표시 기한이 적혀 있지 않으면 언제 결정해야 합니까?
기한이 기재되지 않았다는 이유로 만료일까지 기다려도 된다고 단정하지 않습니다. 계약 담당자는 갱신 조건에 관한 문서와 합의 내용을 추가로 요청하고, 해석이 필요한 내용은 전문 상담을 통해 해소합니다. 회사 안에서는 결제와 승인 일정을 기준으로 임시 결정일을 정해 준비를 진행합니다.
같은 대행사와 맺은 계약마다 만료일이 다르면 어떻게 합니까?
계약별로 결정일을 정하고 승인 자료에도 대상 계약을 명시합니다. 회사가 한 번의 회의에서 함께 결정하려면 각 계약의 일정에 무리가 없는 회의일을 선택합니다. 일부 계약만 결정된 경우에는 나머지 계약까지 승인된 것으로 처리하지 않습니다.
대행사가 갱신 혜택의 신청 기한을 제시하면 따라야 합니까?
혜택 신청 기한은 계약상 의사표시 기한과 별개로 기록합니다. 담당자는 혜택의 적용 조건과 신청 이후 발생하는 비용을 서면으로 요청해 승인 자료에 추가합니다. 조건을 판단할 시간이 부족하면 혜택을 받는 것을 전제로 회사의 결정일을 앞당기지 않습니다.
갱신 결정 전에 새 대행사와 상담 일정을 잡아도 됩니까?
새 대행사와의 상담은 선택지를 준비하는 일정으로 진행할 수 있습니다. 기존 계약의 갱신 여부를 결정하는 일정과 새 계약을 체결하는 일정은 따로 관리합니다. 상담 예약을 현재 계약의 종료 결정으로 기록하지 않고, 새 계약을 승인할 사람도 회사 안에서 정합니다.
내부 승인을 마친 뒤 갱신 조건이 달라지면 어떻게 합니까?
변경된 조건이 기존 승인 내용에 포함되는지 승인권자에게 묻습니다. 비용이나 업무 범위가 달라져 추가 승인이 필요하다면 기존 결정 기록을 유지하면서 변경 조건의 승인 일정을 추가합니다. 담당자는 처음 승인받은 조건과 이후 승인받은 조건을 각각 기재해 결재 근거가 섞이지 않도록 합니다.