결정 종류에 따른 승인 범위
최종 승인자를 회사 전체에 한 명으로 고정할 필요는 없습니다. 계약 체결과 승인된 계획 안의 운영 변경처럼 성격이 다른 결정에는 서로 다른 승인자를 지정할 수 있습니다. 회사는 한 결정에 대한 최종 승인자가 누구인지 명확하게 정하고, 여러 사람의 의견을 받는 절차와 최종 승인을 따로 설계합니다.
승인 범위에는 허용하는 결정과 다시 승인을 받아야 하는 조건을 함께 기재합니다. 예산 안에서 처리할 수 있더라도 상품 가격이나 회사가 약속할 서비스 범위가 달라진다면 기존 위임에 포함되는지 따져야 합니다. 담당자는 '광고 관련 업무 승인'처럼 넓은 표현 대신 승인 대상이 되는 변경 내용을 구체적으로 작성합니다.
대행사가 제안을 설명하고 추천안을 제출하는 것만으로 회사의 승인권을 갖는 것은 아닙니다. 회사는 추천안을 받는 담당자와 최종 승인자를 대행사에 각각 알립니다. 승인 요청을 전달받는 연락 담당자가 곧 최종 결정권자로 해석되지 않도록 업무 연락 문서에도 역할을 명시합니다.
최종 승인자 지정 순서
담당자는 사람을 먼저 선택하기보다 이번에 승인받을 결정을 먼저 작성합니다. 승인 요청에 여러 변경이 섞여 있다면 각각의 비용과 사업상 영향을 설명할 수 있도록 항목을 나눕니다. 이후 회사 내부의 승인 근거를 찾아 해당 결정을 허용할 수 있는 사람을 지정합니다.
- 담당자는 승인할 결정의 비용과 사업상 영향을 정리합니다. 추가 지출 여부, 계약상 의무, 상품·서비스 조건에 미치는 영향을 승인 요청서에 기재합니다.
- 담당자는 결재 규정과 위임 기록에서 해당 결정의 승인 권한을 찾습니다. 명확한 근거가 없다면 대표나 사내 권한 관리 책임자에게 승인자를 정해 달라고 요청합니다.
- 회사는 앞에서 정한 기준에 따라 최종 결정권자를 지정합니다. 담당자는 승인자의 이름과 승인 범위를 기록하고 대행사에 승인 요청 대상을 전달합니다.
구두로만 위임받은 상태라면 담당자가 기억하는 내용을 그대로 확정하지 않습니다. 위임한 사람이 허용한 결정과 제외한 결정을 문서로 남기도록 요청합니다. 기존 규정과 새 지시가 다를 때는 회사가 어느 내용을 적용할지 정한 뒤 승인 요청을 진행합니다.
승인 요청에 필요한 자료
승인 자료는 승인자가 결정의 의미와 부담을 판단할 수 있도록 구성합니다. 광고 설명서만 전달하지 말고 비용 내역, 계약 조건, 회사가 이행할 업무를 함께 준비합니다. 자료를 취합하는 사람은 각 항목을 작성한 부서와 최종 내용을 확정한 사람도 기록합니다.
| 최종 승인할 결정 | 승인 전 확인 자료 | 지정할 승인자 |
|---|---|---|
| 새 광고대행 계약 체결 | 계약서, 업무 범위, 결제·해지 조건 | 계약 체결과 관련 지출의 승인권자 |
| 기존 광고 예산 변경 | 변경 사유, 비용 내역, 내부 예산 승인 기록 | 해당 예산 변경을 허용할 권한자 |
| 판매 조건을 포함한 광고 내용 확정 | 광고 문안, 판매 조건, 이행 담당 부서의 답변 | 해당 사업 조건의 승인권자 |
계약 관련 자료는 결제 요청을 받은 뒤에 급히 모으기보다 승인 요청 전에 준비합니다. 대한민국 정책브리핑은 계약서 작성 전에 비용을 결제하면 계약 체결로 간주되어 해지 시 위약금 등이 발생할 수 있다고 주의를 전합니다. 회사는 결제 담당자에게 승인된 계약 조건과 결제 근거가 전달되었는지 검토하게 합니다.
최종 승인자가 모든 자료를 직접 수집할 필요는 없습니다. 마케팅 담당자는 광고 변경 내용을, 재무 담당자는 결제하는 금액과 지급 조건을, 사업 담당자는 이행 가능 여부를 정리할 수 있습니다. 승인 요청자는 빠진 항목을 담당 부서에 요청하고 미확정 조건을 별도로 표시합니다.
계정 권한과 사내 결정권의 차이
계정에서 작업할 수 있다는 사실만으로 회사의 지출이나 계약을 승인할 권한까지 판단할 수는 없습니다. 구글은 구글 광고에서 사용자에게 부여한 액세스 수준에 따라 이용할 수 있는 기능이 달라진다고 설명합니다. 회사는 계정에서 가능한 작업과 내부적으로 허용한 결정을 별도 항목으로 기록해야 합니다.
광고 계정의 계정 책임자 변경 안내는 책임자 권한을 한 명에게 부여하며, 운영관리 권한을 가진 멤버에게 이전할 수 있다고 설명합니다. 이는 해당 계정의 권한을 누가 보유하는지에 관한 설명입니다. 이 명칭만으로 회사의 최종 승인자를 한 명으로 통일해야 한다거나 계정 책임자가 모든 광고 결정을 승인해야 한다고 해석하지 않습니다.
계정 책임자와 마케팅 담당자가 같은 사람이어도 판단은 같습니다. 담당자가 설정을 변경할 수 있지만 회사가 그 변경을 허용하지 않았다면 사내 승인 절차가 필요합니다. 반대로 최종 승인자가 계정을 직접 조작하지 않더라도 회사의 결정 내용을 승인하고 실행 담당자에게 전달하는 방식으로 업무를 구성할 수 있습니다.
승인 내용과 실행 대상의 연결
승인 기록에는 승인 여부뿐 아니라 무엇을 승인했는지 식별할 수 있는 자료를 포함합니다. 담당자는 결정명, 승인자 이름, 승인 시점, 적용할 문서의 제목과 버전을 함께 기재합니다. 대행사나 계정 작업자는 이 기록에 연결된 내용으로 작업하도록 요청합니다.
'진행해 주세요'라는 답변만 받았다면 어떤 요청에 대한 승인인지 해석이 달라질 수 있습니다. 승인 요청자는 대상 문서와 변경 항목을 명시한 메시지에 회신하도록 요청합니다. 계약 초안이나 광고 문안이 승인 후 수정되었다면 기존 승인 대상과 달라진 부분을 표시해 새 판단이 필요한지 승인자에게 전달합니다.
승인자가 동의한 조건이 실행 자료에 빠지는 경우도 방지해야 합니다. 담당자는 승인 조건을 작업 요청서에 기재하고 실행 담당자가 그 조건을 적용할 수 있는지 답변하게 합니다. 조건을 적용할 수 없다는 답변을 받으면 승인 내용을 임의로 축소하지 않고 변경된 요청을 다시 제출합니다.
조건부 승인의 미완료 항목
조건부 승인은 조건이 충족되었다는 판단까지 포함하는지 따로 정해야 합니다. 승인자가 '계약 문구 수정 후 진행'이라고 답했다면 누가 수정 완료를 판단할지 함께 지정합니다. 문구를 수정한 사람이 별도 권한 없이 스스로 승인 조건의 충족까지 확정하지 않도록 설계합니다.
담당자는 조건별 완료 자료와 판단 담당자를 기재하고, 해결되지 않은 항목을 승인 기록에서 삭제하지 않습니다. 승인자가 완료 자료를 직접 받아야 하는지, 지정한 담당자의 답변으로 진행할 수 있는지도 명시합니다. 조건을 이행하기 위해 새로운 비용이나 약속이 생긴다면 이를 완료 처리에 포함하지 말고 별도의 승인 대상으로 제출합니다.
자주 묻는 질문
최종 승인자가 휴가 중이면 대리 승인을 받아도 됩니까?
회사가 대리 승인 권한을 부여했다면 정해진 범위에서 요청할 수 있습니다. 담당자는 부재 기간에 연락을 받는 사람과 대리 승인 권한자를 혼동하지 않아야 합니다. 대리 승인 근거가 없다면 회사에 임시 권한자를 지정해 달라고 요청합니다.
최종 승인자를 지정하면 실무 담당자의 책임은 없어집니까?
최종 승인자를 지정했다고 자료 준비와 업무 전달에 관한 실무 책임까지 없어지는 것은 아닙니다. 담당자는 자신이 작성한 자료의 누락이나 잘못된 설명을 발견하면 승인자에게 정정 내용을 전달합니다. 회사는 승인 책임과 자료 작성·실행 책임을 각각 명시하는 것이 좋습니다.
공동대표가 있는 회사는 모두의 승인을 받아야 합니까?
공동대표라는 직함만으로 모두의 승인이 필요한지 단정할 수는 없습니다. 회사의 의사결정 규정과 해당 계약의 승인 방식에 따라 정합니다. 공동 승인이 필요한 결정이라면 담당자는 승인 기록에 필요한 사람들의 답변을 각각 남깁니다.
대행사가 쓰는 승인 양식으로 사내 결재를 대신해도 됩니까?
회사가 그 양식을 내부 결재 기록으로 인정하는지에 따라 판단합니다. 대행사의 양식에 회신했다는 사실만으로 사내 결재 요건을 충족했다고 처리하지 않습니다. 내부 양식이 별도로 필요하다면 담당자는 같은 결정임을 식별할 수 있도록 두 기록을 연결합니다.
최종 승인자의 이름을 계약서에도 반드시 기재해야 합니까?
내부 최종 승인자와 계약서의 서명자는 일치하지 않을 수 있습니다. 계약서에 누가 서명할지는 회사가 부여한 계약 체결 권한과 사용하는 계약 절차에 따라 정합니다. 담당자는 내부 승인자 명단을 계약 서명 권한의 증빙처럼 사용하지 않도록 주의합니다.