대행사와 쓰는 공유 폴더의 권한 관리

자료별 접근 대상과 작업 범위

판단의 출발점은 폴더 이름이나 대행사의 직급이 아니라 자료를 사용하는 업무입니다. 같은 광고 업무에 참여하더라도 내용을 읽는 사람, 파일을 수정하는 사람, 최종본을 승인하는 사람에게 필요한 작업은 다를 수 있습니다. 광고주는 업무에 필요한 범위를 합의하고, 사용 도구에서 그 합의를 어떻게 반영할 수 있는지 설정 담당자에게 묻습니다.

표의 허용 작업은 업무 합의를 위한 표현이며, 공유 도구의 공식 권한 이름이 아닙니다. 도구가 합의한 작업을 그대로 제한할 수 없다면 자료를 따로 보관하거나 전달 범위를 줄이는 방법을 협의합니다. 특히 원본과 최종본을 함께 보관할 때는 어떤 파일을 작업 대상으로 삼을지 명확히 기재합니다.

접근이 필요한 이유를 설명할 수 없는 자료는 처음부터 공유 대상에서 제외합니다. 광고주 내부의 검토 메모나 광고 제작에 필요하지 않은 연락처까지 편의를 이유로 함께 전달할 필요는 없습니다. 파일을 올릴 담당자는 문서 본문뿐 아니라 첨부 자료에도 불필요한 정보가 포함되어 있는지 검토합니다.

광고 계정과 폴더의 별도 판단

구글 애널리틱스 고객센터는 사용자를 계정 수준에 추가했는지 속성 수준에 추가했는지에 따라 접근 대상이 달라진다고 설명합니다. 이 설명은 애널리틱스의 접근 범위에 관한 사실이며, 공유 폴더의 권한 종류나 하위 폴더 접근 방식을 설명하는 근거로 사용할 수 없습니다. 폴더의 동작은 현재 사용하는 공유 도구의 설명과 실제 설정으로 판단합니다.

광고 계정에 접근할 수 있다는 답변만으로 공유 폴더 이용까지 승인된 것으로 처리하지 않습니다. 반대로 보고 파일을 읽을 수 있다는 사실도 광고 계정 접근 권한을 뜻하지 않습니다. 광고주 담당자는 계정 관련 내역과 파일 공유 내역을 별도 항목으로 관리하고, 폴더에 대해서는 대상 자료와 이용자를 명시한 답변을 받습니다.

공유 합의와 실제 설정의 확인 순서

자료와 이용 목적을 정리한 다음 공유 대상과 허용 작업을 합의하고, 마지막으로 사용 도구의 실제 설정을 확인합니다. 설정부터 요청하면 기존 폴더에 들어 있다는 이유로 업무와 무관한 자료까지 전달할 수 있습니다. 광고주 담당자는 자료 목록과 담당 업무 목록을 준비하고, 대행사는 실제 이용할 담당자를 명시합니다.

1. 광고주는 공유할 자료의 이름, 용도, 현재 상태를 기재합니다. 작업 중인 파일과 승인된 파일을 식별할 수 있는 설명도 추가합니다.
2. 양측은 각 자료에 접근할 사람과 필요한 작업을 합의합니다. 대행사라는 조직 이름만 쓰지 말고 실제 이용자를 식별할 정보를 기재합니다.
3. 설정 담당자는 현재 공유 대상과 접근 범위를 제시합니다. 광고주 담당자는 합의 내용과 설정 내역의 차이를 대조하고 조정할 항목을 전달합니다.

광고주는 대행사에 설정을 요청하기 전에 사내에서 공유 범위를 결정할 사람을 정합니다. 대행사에 필요한 자료를 묻는 일과 사내 자료의 공개를 승인하는 일은 책임이 다릅니다. 설정을 직접 변경할 수 있는 사람이 누구인지도 협의해 요청이 전달될 담당자를 명확히 합니다.

대행사에 요청할 설정 내역

대행사에는 공유 완료 여부만 묻지 말고 어떤 대상에 어떤 범위로 설정했는지 요청합니다. 화면이나 설정 내역을 받을 때는 대상 폴더와 파일을 식별할 수 있어야 합니다. 관련 없는 자료가 노출되지 않도록 필요한 항목을 담은 범위로 요청합니다.

표의 질문은 현재 도구에 해당 설정이 있는지부터 설명받기 위한 요청입니다. 모든 도구에 같은 기능이 있거나 같은 방식으로 작동한다고 전제하지 않습니다. 특정 항목을 화면에서 알 수 없다면 설정 담당자가 판단 근거와 남아 있는 불확실성을 함께 기재하도록 요청합니다.

합의와 차이가 발견되면 광고주는 대상 자료, 대상자, 변경할 범위를 묶어 전달합니다. 설정 담당자는 처리한 항목과 처리하지 못한 항목을 나눠 답변합니다. 광고주 담당자는 미처리 항목에 해당하는 자료의 추가 공유를 보류할지 결정합니다.

설정 설명과 실제 이용의 차이 기록

설정 내역을 받았더라도 이용자가 실제로 필요한 작업을 수행할 수 있는지는 별도 기록으로 남깁니다. 대행사 담당자는 합의된 대상 자료에서 필요한 작업을 시도하고, 가능한 작업과 제한된 작업을 보고합니다. 시험을 위해 다른 사람의 로그인 정보를 전달하거나 업무와 무관한 자료에 접근하도록 요청하지 않습니다.

광고주 담당자는 확인한 날짜, 대상 자료, 이용자, 시도한 작업, 결과를 기재합니다. 파일을 읽을 수 있었다는 결과만으로 수정이나 등록도 가능하다고 추정하지 않습니다. 반대로 작업 실패를 곧바로 권한 문제로 단정하지 말고, 발생한 상태와 설정 담당자의 설명을 함께 기록합니다.

합의 문서, 설정 내역, 이용 결과가 서로 다르면 해결되지 않은 항목을 따로 표시합니다. 기록 담당자는 설정 담당자의 답변에 따라 어느 내역을 수정할지 정하고 처리 결과를 추가합니다. 이전 답변을 삭제하기보다는 변경 이유를 남겨 현재 상태를 이해할 수 있도록 합니다.

담당 업무 변경에 따른 재대조

담당 업무가 변경되면 기존 공유 대상과 허용 작업을 새 업무에 대조합니다. 네이버 광고 계정 권한 안내는 광고 운영을 더 이상 맡지 않거나 담당 업무가 달라진 회원의 권한을 삭제하거나 수준을 수정할 필요가 있다고 설명합니다. 이는 광고 계정에 관한 안내이며, 공유 폴더의 변경 절차를 정하는 규칙은 아닙니다.

폴더 운영에서는 업무 변경을 재대조 시점으로 정해 활용할 수 있습니다. 광고주 담당자는 변경된 업무와 해당 자료를 전달하고, 설정 담당자는 앞에서 정한 기준에 따라 조정할 대상을 제시합니다. 같은 사람이 계속 참여하더라도 제작 업무에서 보고 수신 업무로 이동했다면 필요한 작업 범위를 새로 정합니다.

새로운 자료 묶음을 추가할 때도 기존 합의를 그대로 적용하지 않습니다. 업무는 같아도 자료에 포함된 정보와 사용 목적이 달라질 수 있기 때문입니다. 자료 담당자는 추가하려는 파일이 현재 공유 범위에 적합한지 판단하고, 기존 이용자에게 모두 공개해도 되는지 승인받습니다.

작업 완료와 자료 보관의 차이

작업이 끝났다는 이유만으로 모든 참여자가 자료를 계속 이용해야 하는 것은 아닙니다. 광고주는 완료된 자료를 보관할 목적과 다시 사용할 담당자를 정하고, 이후에도 필요한 작업이 무엇인지 기재합니다. 보관 책임이 있는 사람과 외부 협업 중 파일을 이용했던 사람에게 같은 범위를 허용할 필요는 없습니다.

최종본을 보관할 때는 초안이나 참고 파일을 함께 유지할 이유도 따로 판단합니다. 삭제 여부는 사내 보관 기준과 업무상 필요에 따라 결정하되, 남겨 놓은 자료를 계속 공유한다는 뜻으로 처리하지 않습니다. 자료 담당자는 보관할 파일 목록과 협업을 위해 공개할 파일 목록을 별도로 관리합니다.

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