사내팀 없는 회사의 대행사 관리 담당

회사 측 연락 창구의 지정

연락 창구를 맡는 직원이 모든 질문에 혼자 답할 필요는 없습니다. 상품의 판매 조건은 영업 담당자에게, 결제 관련 자료는 경리 담당자에게 요청할 수 있어야 합니다. 대표는 직원이 누구에게 어떤 내용을 요청할 수 있는지 알려 주고, 직원의 질문을 관련 업무 담당자가 받을 수 있도록 협조를 요청합니다.

대표가 직접 맡으려면 대행사의 연락을 받는 데 그치지 않고 설명 자료를 읽고 답할 시간을 확보할 수 있어야 합니다. 기존 직원에게 맡기려면 본래 업무와 함께 연락을 처리할 여력이 있는지 묻습니다. 회사 내부에 연락할 사람을 지정해도 자료 요청이 계속 중단되거나 대표에게 질문을 전달할 수 없다면 담당자 지정 방식을 다시 정해야 합니다.

대표와 기존 직원의 담당 조건

담당자 후보는 회사 내부의 실제 업무 조건으로 판단합니다. 대표는 후보자와 아래 조건을 대조하고, 부족한 지원을 마련할 수 있는지 결정합니다. 직함만 지정한 뒤 대행사와 알아서 협의하도록 맡기면 직원이 회사의 뜻을 추측해 답할 수 있습니다.

정보 접근은 회사의 모든 자료를 열람하게 한다는 뜻이 아닙니다. 담당자가 대행사의 질문에 답할 때 필요한 상품 정보, 판매 가능 조건, 비용 자료의 범위를 정하면 됩니다. 대표에게 결정을 요청할 때도 개인적인 부탁에 의존하지 않도록 사용할 연락 수단과 답을 요청하는 방식을 함께 정합니다.

직원이 담당을 맡는다면 대표는 그 직원이 전달할 수 있는 내용과 대표의 답을 받아야 하는 내용을 알려 줍니다. 이미 확정된 상품 설명을 전달하는 일과 새로운 판매 조건을 수락하는 일은 필요한 내부 절차가 다릅니다. 직원은 모르는 사안에 즉시 동의하지 않고, 누구의 답이 필요한지 대행사에 설명할 수 있어야 합니다.

담당자 지정부터 자료 수신까지의 순서

대표는 사람을 먼저 지정하고 나중에 지원을 마련하기보다, 맡을 수 있는 조건을 순서대로 정리합니다. 담당 후보자와 짧게 협의해도 되지만 결정한 내용은 대행사에 전달할 수 있는 문장으로 남깁니다. 다음 순서에서 조건을 충족하지 못한 항목은 지원 방법을 정한 뒤 진행합니다.

1. 대표가 직접 설명 자료를 읽고 연락에 답할 수 있는지 판단합니다.
2. 기존 직원에게 맡긴다면 필요한 회사 정보에 접근하고 대표에게 결정을 요청할 수 있는지 확인합니다.
3. 대행사와 사용할 연락 창구, 자료 수신 장소, 질문을 정리할 방식을 정합니다.
4. 담당자 교체에 대비해 사용하는 광고 계정과 책임자 이전 절차를 기록합니다.

담당자는 회사 소개 전체를 새로 만들기보다 현재 판매하는 상품 설명과 변경된 조건을 준비합니다. 대표에게 질문할 때 필요한 내부 연락처와 대행사에서 자료를 받을 회사 연락처도 함께 정리합니다. 대행사에는 질문에 답할 회사 측 담당자가 누구인지 알리고, 다른 직원에게 받은 답도 지정한 창구로 모아 전달하도록 요청합니다.

설명받을 자료와 내부 질문의 연결

광고 전문지식이 부족한 담당자에게는 용어 풀이만으로 충분하지 않을 수 있습니다. 대행사에 해당 내용이 회사의 어떤 결정과 연결되는지 설명하도록 요청합니다. 아래 자료는 일반적인 협의 항목이며, 모든 매체가 같은 양식으로 제공해야 하는 보고서를 뜻하지 않습니다.

구글은 서드 파티 파트너가 광고주의 결정에 영향을 주는 정보를 투명하게 전달하고, 고객이 요청한 정보를 제공하기 위해 합당하게 노력해야 한다고 설명합니다. 담당자는 이해되지 않는 설명을 받으면 용어의 뜻과 회사가 답해야 할 질문을 따로 요청합니다. 수치가 담긴 자료도 항목의 의미를 이해하지 못한 상태에서 대표에게 그대로 전달하지 않습니다.

대표에게 보내는 질문에는 대행사가 요청한 답, 선택 가능한 안, 회사 내부에서 아직 정하지 못한 내용을 기재합니다. 담당자는 대표의 답을 받은 뒤 대행사가 요청한 내용에 답이 되는지 대조하고 전달합니다. 설명 자료 자체에 빠진 내용이 있다면 회사의 결정으로 채우지 말고 대행사에 보완을 요청합니다.

연락처 변경과 계정 책임자 이전의 차이

담당자를 교체할 때 연락처 변경만으로 광고 계정의 책임자까지 변경됐다고 판단해서는 안 됩니다. 회사의 대행사 연락 창구와 매체 계정에 등록된 사람은 서로 다를 수 있습니다. 퇴사나 업무 변경이 예정되면 현재 담당자가 계정에서 어떤 상태로 등록돼 있는지부터 정리합니다.

계정 권한 안내는 계정 책임자가 결제·정산, 광고 집행과 성과 조회, 멤버 관리 등을 수행하며 해당 권한은 한 사람에게 부여된다고 설명합니다. 운영 관리는 광고 운영과 멤버 관리 등을 수행하는 권한이고, 운영 조회는 집행 광고 정보와 성과를 조회하는 권한입니다. 회사는 교체할 사람이 단순 연락 담당자인지, 계정 책임자인지에 따라 필요한 절차를 따로 정합니다.

계정 책임자 변경 안내에 따르면 책임자 권한은 운영관리 권한을 가진 멤버에게 이전할 수 있으며, 이전받는 멤버의 승인이 있어야 완료됩니다. 새 회사 담당자를 정했다는 사내 공지만으로 이 절차를 대신할 수는 없습니다. 담당자는 이전받을 사람이 해당 조건을 갖췄는지 확인하고 요청과 승인 처리를 누가 진행할지 정합니다.

에이전시 유형의 관리계정은 이전 요청을 수락한 뒤 내부 검토까지 끝나야 최종 이전이 완료되며, 승인할 때 증빙서류 첨부가 필요하다고 안내합니다. 회사는 사용하는 계정이 이 유형에 해당하는지 가리고 필요한 준비를 대행사와 협의합니다. 광고 매체가 다르면 절차도 같다고 가정하지 말고 해당 계정의 안내를 기준으로 처리합니다.

교체 완료를 판단할 기록

교체 기록에는 새 연락 담당자, 변경한 연락처, 계정 절차의 처리 상태를 별도 항목으로 기재합니다. 요청을 보냈다는 기록과 이전이 완료됐다는 기록은 서로 다른 상태입니다. 새 담당자는 실제로 필요한 자료를 받을 수 있는지 시험하고, 미완료 절차가 있으면 처리할 사람을 지정합니다.

기존 담당자의 업무가 끝나는 날과 계정 절차가 완료되는 날이 다를 수도 있습니다. 대표는 그 사이에 대행사가 누구에게 연락하고 누가 절차를 이어갈지 정합니다. 새 담당자에게 아직 사용할 수 없는 접근 수단이 있다면 업무 인계 목록에 그 상태를 명시합니다.

단순 수신과 회사 답변의 차이

대행사 자료를 받았다는 답은 제안에 동의한다는 답과 다르게 전달해야 합니다. 담당자가 수신 사실만 알리려는데 대행사가 진행 허락으로 이해할 수 있는 표현을 쓰면, 회사의 답이 정해지기 전에 업무가 진행될 수 있습니다. 대표의 답을 기다리는 항목에는 현재 수신만 완료됐는지, 추가 설명이 필요한지 명시합니다.

대행사가 여러 질문을 함께 보냈다면 담당자는 답을 받은 항목과 아직 답을 받지 못한 항목을 나눠 전달합니다. 일부 항목에 대한 동의가 전체 요청의 동의로 읽히지 않도록 질문별로 처리 상태를 기재합니다. 전달 문장에 빠진 조건이 있으면 대표에게 다시 묻고, 담당자의 추측으로 빈 내용을 채우지 않습니다.

이어서 읽을 주제

GEO대행사는 검색 환경에 맞춰 어떤 업무를 설명하고 맡는지 알아볼 때 이어 읽을 주제입니다. 병원광고대행사는 업종에 따라 대행 업무와 설명받을 조건이 어떻게 달라지는지 이해할 때 이어 읽을 주제입니다.