영업 비밀을 대행사와 나눌지 정하는 기준

광고 업무에 필요한 비밀의 범위

광고 담당자는 대행사가 요청한 비밀 자료마다 그 자료가 없으면 수행하기 어려운 일을 기재합니다. 대행사가 사업을 이해하는 데 도움이 된다는 설명만으로는 원본이 필요한 이유가 충분하지 않습니다. 광고 문구를 정하는 일인지, 판매 조건을 반영하는 일인지, 광고 결과를 해석하는 일인지 구체적으로 묻습니다. 맡긴 업무와 연결되지 않는 요청은 제공을 보류하고 필요한 설명부터 받습니다.

필요성을 따질 때는 자료의 이름보다 포함된 내용을 기준으로 판단합니다. 같은 판매계획서 안에서도 광고에 사용할 행사 조건과 공개하지 않을 내부 협상 내용의 필요성은 다를 수 있습니다. 담당자는 문서 전체를 승인하기 전에 대행사가 사용할 항목을 지정하고, 나머지 내용을 제외해도 해당 업무를 수행할 수 있는지 답변을 받습니다.

원본을 대신할 자료와 공유 판단

원본을 요구받았을 때는 요약·가림 자료로 같은 판단을 할 수 있는지 먼저 따집니다. 내부 계산 과정이 필요하지 않다면 광고에 적용할 결론과 허용 조건만 전달할 수 있습니다. 아래 표는 자료의 법적 성격을 판정하는 목록이 아니라, 회사가 비밀로 관리하려는 내용을 광고 업무에 제공할 때 사용하는 판단 틀입니다.

가림 자료는 비밀 내용을 삭제했다는 이유만으로 전달을 승인하지 않습니다. 남은 항목의 조합으로 제외한 내용을 추정할 수 있는지, 요약 과정에서 광고에 적용할 조건이 달라졌는지도 담당자가 검토합니다. 대체 자료가 업무에 부족하다면 대행사에 부족한 항목과 그 항목을 사용하는 작업을 설명하도록 요청합니다.

조회 접근에 포함되는 정보

구글 광고 고객센터는 액세스 수준에 따라 사용자가 이용할 수 있는 기능이 달라진다고 설명합니다. 회사는 수정 가능한 기능뿐 아니라 대행사가 읽을 수 있는 정보도 공유 판단에 포함해야 합니다. 읽기 전용이라는 이름만으로 비밀 정보가 제외된다고 판단하지 않고, 맡긴 업무와 관계없는 내용까지 열람 가능한지 계정의 정보 범위를 대조합니다.

권한을 제한해도 이미 전달하거나 열람한 정보의 사용까지 통제한다고 단정할 수는 없습니다. 담당자는 계정 접근을 허용하는 결정과 열람한 내용을 어디에 사용할 수 있는지 정하는 결정을 따로 진행합니다. 비밀유지 약속이 있더라도 업무상 필요성을 설명하지 못한 자료까지 제공할 이유가 생기는 것은 아닙니다.

공유 결정까지의 실행 순서

공유 절차는 광고 담당자가 요청을 모으고, 해당 자료를 관리하는 부서가 내용의 민감성과 대체 가능성을 판단하는 방식으로 진행합니다. 대행사에는 필요한 작업과 자료 항목을 연결한 요청서를 받습니다. 회사 안에서는 자료 제공을 승인할 사람을 정해, 전달 담당자가 혼자 공유 범위를 확대하지 않도록 합니다.

1. 업무상 필요성: 대행사는 자료가 필요한 작업과 사용할 항목을 설명하고, 광고 담당자는 계약한 업무에 포함되는지 대조합니다.
2. 대체 자료 가능성: 자료 관리 부서는 요약본이나 가림본을 준비하고, 대행사는 해당 자료로 수행하기 어려운 작업이 있는지 답합니다.
3. 실제 열람 범위: 계정 관리자는 예정된 접근으로 열람 가능한 정보와 업무에 필요한 정보를 대조합니다.
4. 사용 조건 합의: 광고 담당자는 대행사와 사용 목적, 재전달, 보관, 반환 또는 삭제 조건을 문서로 합의합니다.
5. 공유 여부 결정: 승인자는 앞에서 정한 기준에 따라 필요한 부분을 승인하고, 조건이 정해지지 않은 요청은 보류합니다.

담당자가 준비할 자료는 요청서, 대체 자료 초안, 열람 범위 기록, 사용 조건 합의안입니다. 요청서에는 작업명과 필요한 항목을, 열람 범위 기록에는 대상 계정이나 자료와 접근할 사람을 기재합니다. 승인 기록에는 허용한 내용뿐 아니라 제외한 내용과 보류 이유도 남깁니다.

정보 경로별 조건과 기록

정보가 전달되는 경로에 따라 남길 기록을 달리합니다. 파일을 보낸 기록만 관리하면 계정 조회나 회의 화면에서 드러난 내용을 빠뜨릴 수 있습니다. 담당자는 아래 항목 중 실제 사용하는 경로를 선택하고, 공유 전에 빈 항목을 대행사와 협의합니다.

사용 조건에는 목적 외 사용을 허용할지, 다른 작업자에게 전달할 때 누구의 승인을 받을지 기재합니다. 업무 종료 시 반환할 자료와 삭제할 사본, 처리 결과를 회사에 알리는 방법도 합의합니다. 계속 보관해야 한다는 요청이 있으면 대행사에 대상과 이유를 설명하도록 하고, 승인자는 해당 요청을 별도로 결정합니다.

최종 전달 전에는 담당자가 승인한 자료와 실제 전달본을 대조합니다. 대행사가 추가 원본이나 더 넓은 접근을 요청하면 기존 승인에 포함하지 않고 새 요청으로 기록합니다. 보류한 자료 때문에 수행할 수 없는 작업이 있다면, 대행사는 그 작업을 명시하고 회사는 업무 범위 변경 여부를 결정합니다.

분석 계정의 넓어진 열람 범위

분석 계정에서는 필요한 자료가 있는 곳에 접근한다는 설명과 실제로 열람 가능한 범위가 다를 수 있습니다. 구글 애널리틱스 고객센터는 계정 수준에서 추가한 사용자가 그 계정의 모든 속성에 같은 액세스 권한을 갖고, 속성 수준에서 추가한 사용자는 해당 속성에 접근한다고 설명합니다. 광고 담당자는 대행사가 분석할 대상과 접근에 포함되는 속성이 일치하는지 계정 관리자에게 설명을 받습니다.

구글은 상위 수준에서 부여한 권한을 하위 수준에서 더 적게 부여할 수 없다고 안내합니다. 따라서 계정 수준의 접근을 허용한 상태에서 특정 속성만 제한할 수 있다고 전제해서는 안 됩니다. 회사는 이미 부여한 상위 접근이 있는지 함께 대조하고, 필요한 대상만 허용할 수 있는지 판단한 뒤 공유를 승인합니다.

필요한 분석 결과를 추려 전달할 수 있다면 계정 접근 없이 업무를 진행하는 방안도 협의합니다. 이때 대행사에는 요약 결과의 항목과 해석에 필요한 설명을 받습니다. 직접 접근이 꼭 필요하다는 답변이 오면, 회사는 직접 수행할 작업과 요약 자료로 할 수 없는 이유를 기록한 뒤 판단합니다.

공유 후 용도 변경의 처리

공유를 승인한 뒤 대행사가 다른 제작물이나 분석 작업에 같은 자료를 사용하려 한다면 추가 사용 여부를 결정해야 합니다. 자료를 이미 받았다는 사실이 새 용도까지 승인받았다는 뜻은 아닙니다. 담당자는 새 작업에 필요한 항목을 다시 요청받고, 기존 합의가 그 사용을 포함하는지 판단합니다.

대행사가 회사의 업무 결과를 소개 자료로 사용하려는 경우에도 광고 수행용 제공과 공개용 사용을 따로 승인합니다. 공개할 내용에 비밀 수치가 없더라도 미공개 상품명, 일정, 거래 조건이 포함될 수 있습니다. 회사는 공개 예정 문안과 화면을 받아 승인 대상과 제외 대상을 기재하고, 승인 전에 외부로 전달하지 않는 조건을 합의합니다.

승인 이후에는 요청 내용과 실제 사용이 달라진 지점을 기록합니다. 기록에는 사용한 자료, 발견한 차이, 대행사에 요청한 조치, 회사가 결정한 후속 업무를 포함합니다. 의도나 책임을 곧바로 단정하기보다 우선 추가 사용을 멈출 대상과 회수할 사본을 정해 대응합니다.

이어서 읽을 주제

병원 마케팅 대행사는 별도 분야의 대행 업무 범위와 자료 취급 조건을 판단하려는 독자에게 이어 읽을 주제입니다. GEO대행사는 외부에 공개할 기업 정보와 검색용 콘텐츠 제작에 사용할 내부 자료의 경계를 정하려는 독자에게 이어 읽을 주제입니다.