이의 항목과 요구 조치의 특정
정산 금액에 이의가 있으면 다투는 항목과 요구하는 조치를 분명히 하여 서면으로 이의를 남깁니다. 대행사의 답변을 받은 뒤 합의된 수정 사항과 미해결 항목을 구분해 기록하는 절차로 진행합니다. 이미 정산 자료를 읽었지만 금액에 동의하지 못하는 상황이라면, 담당자는 정산서의 어느 항목에 어떤 이견이 남았는지부터 기재합니다.
이의 내용에는 해당 정산서의 대상 기간과 항목명, 동의하지 못하는 이유, 판단에 사용한 자료를 함께 적어야 합니다. 전체 금액이 부당하다는 표현만으로는 대행사가 어떤 내용을 설명하거나 수정해야 하는지 알기 어렵습니다. 여러 항목에 이의가 있다면 항목마다 요청을 따로 작성하고, 문제가 없는 항목까지 같은 요청에 포함하지 않습니다.
요구 조치는 근거 설명, 계산 내용 수정, 정산서 정정처럼 대행사가 답변할 수 있는 행동으로 씁니다. 담당자가 원하는 금액만 제시하지 말고 그 금액을 요구하는 이유와 수정 대상도 함께 기재합니다. 아직 판단 자료가 부족한 항목은 정정을 확정적으로 요구하기보다 필요한 자료와 설명을 요청하는 상태로 남깁니다.
| 이의 제기 항목 | 첨부할 근거 자료 | 요구하는 조치 |
|---|---|---|
| 매체 광고비의 정산 반영 | 해당 계정과 기간의 비용 자료, 정산서 | 반영 근거 설명 또는 해당 항목 정정 |
| 대행 수수료의 청구 내용 | 수수료 합의 문서, 청구 내역 | 합의 내용과 다른 부분의 설명 및 수정 |
| 세금이나 별도 비용의 반영 | 비용 표시 기준, 관련 청구 자료 | 포함 여부 설명과 중복 반영 여부 답변 |
| 합의한 조정 사항의 누락 | 조정 합의 기록, 해당 정산서 | 누락된 합의 내용의 반영 |
표의 항목은 모든 정산에 반드시 발생하는 문제가 아니라 이의 내용을 정리하는 유형입니다. 담당자는 실제로 다투는 항목만 선택하고, 첨부 자료의 어느 내용이 요구 조치를 뒷받침하는지 짧게 설명합니다. 자료와 요구 조치가 연결되지 않는 항목은 요청을 보내기 전에 표현을 고칩니다.
매체 자료의 인용 범위
매체의 비용 표시 기준은 이의 항목에 맞는 자료를 선택할 때 사용합니다. 구글은 서드 파티 파트너가 고객에게 구글 광고 비용을 전달할 때 파트너 수수료를 제외한 구글 청구 금액을 보고하도록 요구합니다. 별도 관리 수수료는 신규 거래가 성사되기 전에 서면으로 알리고 청구서에도 표시하도록 정하고 있습니다. 구글 광고비와 대행 수수료가 섞인 항목에 이의가 있다면 각각의 금액을 설명하는 자료를 첨부합니다.
메타는 광고 관리자에서 지출 금액을, 청구 및 결제에서 최종 광고 청구 내역과 수수료, 관련 세금을 확인할 수 있다고 안내합니다. 예산이나 계정에 추가한 금액을 실제 지출 금액과 같은 뜻으로 설명하지는 않습니다. 메타 비용에 관한 이의에는 요청 대상이 지출인지 최종 청구인지 드러나는 자료를 선택합니다.
네이버는 대용량 다운로드 보고서의 광고비 항목에 적용되는 부가가치세 포함 기준과 과거 자료의 기준을 안내합니다. 해당 보고서를 근거로 사용할 때는 자료가 어느 시점의 비용을 나타내는지와 세금 표시 기준을 함께 기재합니다. 이러한 매체 설명은 첨부 자료의 의미를 밝히는 근거이며, 대행사와의 정산 이의를 해결하는 공식 신청 절차를 뜻하지 않습니다.
서면 요청과 준비 자료
광고 담당자는 이의 내용을 발송하기 전에 정산서, 관련 합의 기록, 항목별 근거 자료를 준비합니다. 비용 담당자는 정산서의 항목명과 첨부 자료가 같은 대상을 가리키는지 대조하고, 대표나 승인 담당자는 요구 조치의 범위를 결정합니다. 같은 사람이 이 업무를 맡더라도 자료 정리와 요청 승인 내용을 따로 기록합니다.
- 이의 항목에 정산 대상 기간과 항목명을 기재하고 관련 자료의 파일명이나 문서명을 연결합니다.
- 항목마다 동의하지 못하는 이유와 요구 조치를 작성하고 설명 요청인지 수정 요청인지 명시합니다.
- 대행사에 요청을 보내면서 답변을 받을 담당자와 회신 방법, 협의할 답변 날짜를 함께 제시합니다.
- 발송한 요청과 첨부 자료를 보관하고 이후 추가 요청이 생기면 기존 요청과 달라진 내용을 표시합니다.
답변 날짜는 일방적인 처리 기한으로 단정하지 않고 대행사와 협의할 일정으로 제시합니다. 항목별 답변에 시간이 다르게 필요한 경우에는 먼저 답할 수 있는 항목과 추가 자료가 필요한 항목을 알려 달라고 요청합니다. 담당자는 대행사가 요청을 받았다는 사실과 요청 내용에 동의했다는 사실을 별개로 기록합니다.
첨부 문서에는 해당 이의와 관련된 부분을 표시하되 원래 문서도 함께 보관합니다. 일부 내용을 발췌했다면 원문에서 어떤 위치에 있는 내용인지 설명하고, 담당자가 덧쓴 의견은 원래 자료의 내용과 따로 표시합니다. 발송본이 여러 개라면 마지막으로 보낸 문서가 무엇인지 수신자에게 알립니다.
항목별 답변과 수정 결과 기록
대행사 답변을 받으면 항목별로 요구 조치에 응답했는지 읽고, 합의할 수 있는 수정 내용과 남은 질문을 나눕니다. 설명을 받았다는 이유만으로 해당 항목을 해결된 상태로 처리하지 않습니다. 담당자는 답변의 근거가 요청한 자료와 연결되는지 검토한 뒤 수용 여부를 기록합니다.
| 대행사 답변 | 합의된 수정 사항 | 수정 정산서 반영 여부 | 미해결 사항 |
|---|---|---|---|
| 정정 요청 수용 | 수정 대상 항목과 처리 내용 | 해당 항목의 수정 내용 대조 | 반영되지 않은 내용 기록 |
| 일부 요청 수용 | 양쪽이 동의한 부분만 기재 | 합의한 부분의 반영 상태 기재 | 수용하지 않은 부분과 이유 기록 |
| 추가 자료 요청 | 아직 합의하지 않은 상태로 표시 | 수정 결과 판단 전으로 표시 | 필요 자료와 다음 답변 내용 기재 |
| 기존 정산 유지 답변 | 수정 합의 없음으로 표시 | 기존 내용 유지 여부 기재 | 남은 이견과 추가 요구 조치 기록 |
이 표는 실제 금액을 채운 예시가 아니라 답변과 처리 상태를 남기기 위한 기록 틀입니다. 담당자는 수정 정산서를 받은 뒤 합의 문서와 해당 항목을 대조하고, 반영이 끝나지 않은 요청은 완료 상태로 변경하지 않습니다. 추가 회신을 보낼 때는 미해결 항목만 추려 질문과 필요한 조치를 연결합니다.
답변 수신과 합의 완료의 차이
조건이 달린 답변은 조건까지 포함해 기록해야 합니다. 대행사가 추가 자료를 받은 뒤 수정 여부를 결정하겠다고 했다면 정정 수용으로 처리하지 않습니다. 광고주도 조건에 동의했는지, 누가 어떤 자료를 전달할지, 자료를 받은 뒤 무엇을 답할지를 남깁니다. 답변 중 일부 문장만 떼어 기록하면 처리 상태가 실제 협의 내용과 달라질 수 있습니다.
문서 변경과 남은 이견의 관리
수정 정산서는 이전 문서를 삭제하지 않고 변경 이력을 알 수 있도록 보관합니다. 문서마다 받은 날짜와 수정된 항목을 표시하고, 대행사가 수정 이유를 설명한 답변을 함께 연결합니다. 담당자가 만든 요약표와 대행사가 발행한 정산서가 다르면 요약표를 공식 수정본처럼 취급하지 않습니다.
요청하지 않은 항목까지 변경된 경우에는 수정 범위를 별도로 묻습니다. 기존에 동의했던 항목이 달라졌다면 그 변경을 이번 합의에 포함할지 다시 결정합니다. 정산서 전체를 새로 받았다는 이유로 모든 항목에 동의한 것으로 기록하지 않습니다.
남은 이견에는 현재 해결되지 않은 질문과 다음에 필요한 행동을 기재합니다. 추가 자료가 필요하면 자료명과 요청 대상을, 답변이 부족하면 설명이 필요한 부분을 구체적으로 기재합니다. 협의가 계속되는 항목은 최종 합의로 표시하지 않고, 후속 연락에 사용할 기록으로 유지합니다.
자주 묻는 질문
정산 이의를 보내는 문서에 정해진 양식이 있습니까?
대행사와 별도로 합의한 양식이 없다면 항목별 요청을 읽기 쉬운 문서로 작성합니다. 플랫폼의 비용 설명만으로 대행사 정산 이의에 공통으로 적용되는 양식이 정해지는 것은 아닙니다. 문서 제목에는 정산 대상과 이의 요청이라는 목적을 표시하고, 수신자가 첨부 자료를 열 수 있는지도 확인합니다.
이의 근거 자료에 다른 거래 정보가 있으면 어떻게 합니까?
다른 거래 정보가 이의 판단에 필요하지 않다면 해당 부분을 가린 사본을 전달할 수 있습니다. 관련 항목의 금액이나 문맥까지 지워 근거를 이해하기 어렵게 만들지 않도록 처리합니다. 담당자는 원본을 별도로 보관하고, 전달본에서 가린 부분이 있다는 사실을 알립니다.
대행사 답변에 사실과 다른 표현이 있으면 어떻게 합니까?
답변 중 사실과 다른 문장을 특정하고 이를 고칠 수 있는 기록을 첨부합니다. 상대방의 의도를 단정하는 표현 대신 실제 요청이나 전달 내용과 무엇이 다른지 설명합니다. 그 표현이 정산 판단에 영향을 주는지도 밝혀 답변 문구 수정과 비용 항목에 관한 요구를 따로 전달합니다.
정산 이의 중에 대행사 담당자가 변경되면 어떻게 합니까?
새 담당자에게 현재 처리 중인 요청과 이전 담당자의 답변을 함께 전달합니다. 대행사에 기존 협의 내용의 인계 여부와 이후 회신을 맡을 사람을 알려 달라고 요청합니다. 담당자가 변경됐다는 이유로 이미 합의한 내용을 새 요청처럼 작성하지 말고, 인계 자료에 합의 상태를 표시합니다.
이의 요청을 철회하려면 어떤 내용을 남겨야 합니까?
철회할 항목과 철회 이유를 명시하고, 전체 요청을 철회하는지 일부만 철회하는지 알립니다. 이미 전달한 다른 항목의 요청이 계속 유효하다면 그 목록도 함께 기재합니다. 새로운 자료 때문에 판단을 변경한 경우에는 해당 자료를 기록에 연결하고 대행사에도 변경된 의사를 전달합니다.